Podpisywanie umów w świecie cyfrowym staje się codziennością, również w relacjach biznesowych. Wprowadzenie funkcji podpisu kwalifikowanego w aplikacji mObywatel zmienia zasady gry dla przedsiębiorców zawierających umowy B2B. Czy rzeczywiście można w pełni legalnie i bezpiecznie zawrzeć taką umowę bez wychodzenia z domu? Jak to działa i jakie są ograniczenia? O tym w poniższym artykule.
Co to jest umowa B2B i kiedy jest stosowana?
Umowa B2B (business-to-business) to kontrakt zawierany pomiędzy dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. Może przyjmować różne formy cywilnoprawne, zależnie od celu współpracy. Najczęściej spotykane typy to umowa o świadczenie usług, umowa o dzieło lub tzw. umowa ramowa o współpracę.
Forma B2B zyskała na popularności, ponieważ oferuje obu stronom większą elastyczność, możliwość optymalizacji kosztów, a także swobodę w kształtowaniu warunków współpracy. Jednak ta elastyczność niesie ze sobą również wyzwania prawne, zwłaszcza w zakresie formy zawarcia umowy.
W odróżnieniu od klasycznej umowy o pracę, kontrakty B2B nie są regulowane Kodeksem pracy, lecz Kodeksem cywilnym. Oznacza to, że nie wszystkie zabezpieczenia typowe dla etatów mają tu zastosowanie, ale też daje to większą swobodę w ustalaniu warunków.
Najczęstsze rodzaje umów B2B
W ramach współpracy B2B najczęściej zawierane są:
- umowy o świadczenie usług – najbardziej zbliżone do umów zlecenia, wykorzystywane przy powtarzalnych czynnościach,
- umowy o dzieło – stosowane, gdy efektem ma być konkretny rezultat, np. projekt graficzny lub oprogramowanie,
- umowy ramowe o współpracę – regulujące długoterminową współpracę, z osobnymi zleceniami wykonywanymi na bieżąco.
Każdy z tych typów może wymagać innej formy podpisania, w zależności od zapisów w umowie oraz wymogów ustawowych.
Jak działa podpis kwalifikowany w mObywatel?
Od 2026 roku aplikacja mObywatel wprowadza możliwość składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który – zgodnie z rozporządzeniem eIDAS – ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Oznacza to, że umowy wymagające formy pisemnej (np. umowa o roboty budowlane, przeniesienie praw autorskich) można teraz podpisać cyfrowo, bez konieczności drukowania dokumentów.
Nowością jest również to, że każdy użytkownik aplikacji mObywatel może skorzystać z 5 darmowych podpisów kwalifikowanych miesięcznie. Usługa ta jest realizowana we współpracy z akredytowanymi dostawcami usług zaufania (QTSP), a proces podpisu odbywa się całkowicie zdalnie z wykorzystaniem e-dowodu i funkcji NFC w telefonie.
Podpis osobisty a kwalifikowany – czym się różnią?
W aplikacji mObywatel dostępne są dwa typy podpisów elektronicznych:
- Podpis osobisty – tworzony z wykorzystaniem e-dowodu, ma pełną moc prawną w kontaktach z administracją publiczną,
- Podpis kwalifikowany – jedyny typ podpisu elektronicznego, który jest równoważny podpisowi własnoręcznemu we wszystkich relacjach cywilnoprawnych, także między firmami.
W kontaktach B2B podpis osobisty będzie skuteczny tylko wtedy, gdy obie strony wyrażą na to zgodę. W przeciwnym razie dokument może zostać zakwestionowany lub uznany jedynie za formę dokumentową.
Jak podpisać umowę B2B przez mObywatel?
Aby poprawnie podpisać umowę B2B przy pomocy aplikacji mObywatel, należy spełnić kilka wymogów technicznych i prawnych. W pierwszej kolejności trzeba ustalić, czy dana umowa wymaga formy pisemnej, czy wystarczająca jest forma dokumentowa.
Jeśli ustawa lub treść umowy wymaga zachowania formy pisemnej, należy użyć podpisu kwalifikowanego. Przykładami takich umów są:
- umowy o przeniesienie praw autorskich,
- umowy najmu nieruchomości na okres dłuższy niż 1 rok,
- umowy leasingu,
- umowy o roboty budowlane.
Dla pozostałych umów B2B – np. umów o świadczenie usług lub umów zlecenia – wystarczy forma dokumentowa, czyli podpis osobisty, skan, e-mail lub podpis z platformy Autenti czy DocuSign.
Przykład krok po kroku
Od 2026 roku każda osoba posiadająca e-dowód i aplikację mObywatel może podpisać 5 dokumentów miesięcznie podpisem kwalifikowanym – całkowicie za darmo.
Proces podpisu wygląda następująco:
- Otwórz aplikację mObywatel i przejdź do zakładki „Usługi”.
- Wybierz opcję „Podpis kwalifikowany”.
- Załaduj dokument PDF (np. umowę B2B), który chcesz podpisać.
- Wybierz dostawcę usługi podpisu z listy.
- Zweryfikuj swoją tożsamość przez e-dowód – przyłóż dokument do telefonu z NFC.
- Potwierdź podpisanie dokumentu.
- Gotowe – dokument ma moc prawną równą podpisowi odręcznemu.
Kiedy podpis kwalifikowany jest niezbędny?
Nie każda umowa B2B wymaga podpisu kwalifikowanego. W dużej liczbie przypadków wystarczy podpis osobisty lub nawet zwykły skan podpisanej umowy. Jednak są sytuacje, w których tylko podpis kwalifikowany zachowuje ważność dokumentu.
Przykłady umów wymagających formy pisemnej:
- przeniesienie majątkowych praw autorskich,
- sprzedaż udziałów w spółce z o.o.,
- umowy leasingowe,
- umowy o pracę,
- umowy o roboty budowlane.
W tych przypadkach użycie podpisu osobistego czy dokumentowego (np. e-mail, PDF) nie wystarczy – umowa będzie nieważna.
Jakie ryzyko niesie niewłaściwa forma podpisu?
Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że forma podpisu może przesądzić o ważności całej umowy. W przypadku błędów formalnych może dojść do sytuacji, w której umowa zostanie uznana za niezawartą – mimo że strony działały w dobrej wierze.
Najczęstsze błędy to:
- użycie skanu podpisu do umowy wymagającej formy pisemnej,
- brak akceptacji drugiej strony na podpis osobisty z mObywatela,
- podpisanie umowy narzędziem bez weryfikacji tożsamości (np. prosty klik w PDF).
W przypadku sporu sądowego, dokument podpisany podpisem kwalifikowanym jest znacznie trudniejszy do podważenia niż ten podpisany w formie dokumentowej.
Jakie są zalety podpisywania umów przez mObywatel?
Wprowadzenie funkcji podpisu kwalifikowanego w aplikacji mObywatel to krok milowy w cyfryzacji usług prawnych i biznesowych w Polsce. Dla przedsiębiorców oznacza to:
- pełną legalność i ważność podpisanych umów – nawet tych wymagających formy pisemnej,
- oszczędność czasu i kosztów – brak potrzeby drukowania i wysyłania dokumentów pocztą,
- wygodę – cały proces realizowany jest z poziomu smartfona,
- bezpieczeństwo – podpis jest oparty na certyfikacie i kryptografii, a tożsamość użytkownika jest weryfikowana przez państwowy system.
Co powinno znaleźć się w umowie B2B podpisywanej przez mObywatel?
Podobnie jak w przypadku umów zawieranych w tradycyjnej formie, również umowa B2B podpisywana elektronicznie powinna zawierać podstawowe elementy, takie jak:
- oznaczenie stron (firma, NIP, REGON, adres),
- przedmiot umowy (zakres usług, dzieło, warunki współpracy),
- wysokość wynagrodzenia i sposób jego wypłaty,
- czas trwania umowy,
- warunki wypowiedzenia lub odstąpienia,
- postanowienia dotyczące przeniesienia praw autorskich (jeśli dotyczy).
Dodatkowo warto zawrzeć zapis potwierdzający, że strony akceptują podpisanie umowy w formie elektronicznej – szczególnie jeśli planujemy użyć podpisu osobistego, a nie kwalifikowanego.
Jakie są ograniczenia podpisu osobistego?
Choć podpis osobisty z e-dowodu (również dostępny w aplikacji mObywatel) może być traktowany jako równoważny z podpisem odręcznym, to dotyczy to wyłącznie kontaktów z administracją publiczną. W relacjach B2B ma on moc formy dokumentowej, chyba że druga strona wyraźnie zaakceptuje taki sposób podpisu.
Brak takiej zgody oznacza, że podpisany dokument może być uznany za nieważny lub łatwo podważony w sądzie. Dlatego zawsze warto dążyć do użycia podpisu kwalifikowanego, który eliminuje wszelkie wątpliwości prawne.
Dlaczego warto korzystać z podpisu kwalifikowanego w mObywatel?
Dotychczas podpis kwalifikowany był dostępny jedynie komercyjnie, a jego cena (nawet kilkaset złotych rocznie) odstraszała wielu przedsiębiorców. Obecnie, dzięki aplikacji mObywatel, bariera ta została zniesiona.
Każdy obywatel posiadający e-dowód może skorzystać z 5 darmowych podpisów kwalifikowanych miesięcznie – wystarczających do zawierania najważniejszych umów.
To rozwiązanie nie tylko wygodne, ale przede wszystkim bezpieczne i zgodne z prawem – zarówno polskim, jak i unijnym. Dodatkowo, podpis kwalifikowany z mObywatel jest uznawany we wszystkich krajach UE, co zwiększa jego użyteczność w relacjach z zagranicznymi kontrahentami.
Co warto zapamietać?:
- 5 darmowych podpisów kwalifikowanych miesięcznie – dostępnych w aplikacji mObywatel dla użytkowników z e-dowodem.
- Podpis kwalifikowany ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny, co umożliwia zawieranie umów B2B bez potrzeby drukowania dokumentów.
- Umowy B2B wymagające formy pisemnej, takie jak umowy o przeniesienie praw autorskich czy umowy leasingowe, muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Podpis osobisty z e-dowodu jest skuteczny w relacjach B2B tylko za zgodą obu stron, w przeciwnym razie umowa może być podważona.
- Korzyści z użycia mObywatel obejmują oszczędność czasu i kosztów, wygodę oraz bezpieczeństwo dzięki weryfikacji tożsamości przez system państwowy.
