Użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych przez pracownika to rozwiązanie coraz częściej spotykane w polskich firmach. Poza korzyściami organizacyjnymi, niesie ono również konsekwencje podatkowe i finansowe. W niniejszym artykule omówimy, jak w 2026 roku można mądrze zarządzać zużyciem paliwa w takim przypadku, aby ograniczyć koszty i uniknąć problematycznych rozliczeń.
Co obejmuje ryczałt za korzystanie z auta służbowego?
Warto zacząć od przypomnienia, że zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ryczałtowy przychód z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych wynosi:
- 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm³,
- 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm³.
Ten ryczałt obejmuje wszystkie koszty, które pracodawca ponosi w związku z utrzymaniem pojazdu, w tym również paliwo zużywane podczas jazd prywatnych. Takie stanowisko zajął Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 11 września 2020 r., co oznacza, że pracownik nie uzyskuje dodatkowego przychodu, jeśli paliwo zapewnia firma.
Wyjątkiem są natomiast opłaty parkingowe oraz koszty przejazdów autostradą – te nie mieszczą się w ryczałcie i w przypadku ich pokrywania przez pracodawcę powinny być doliczane do przychodu pracownika.
Dlaczego paliwo zostało objęte ryczałtem?
Wcześniejsze interpretacje podatkowe wskazywały, że paliwo powinno być traktowane jako odrębne świadczenie. Jednak sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny (NSA), zauważyły, że bez paliwa samochód nie może być użytkowany, co oznacza, że powinno być ono częścią kosztów eksploatacyjnych objętych ryczałtem.
NSA uznał, że rozdzielanie kosztów na objęte i nieobjęte ryczałtem prowadzi do zbędnych komplikacji ewidencyjnych i zaprzecza idei uproszczonego rozliczenia ryczałtowego.
Dodatkowo ryczałt został powiązany z pojemnością silnika pojazdu – a to właśnie ten parametr wprost wpływa na zużycie paliwa, co tylko potwierdza, że paliwo nie powinno być wyłączone z ryczałtu.
Jak efektywnie zarządzać paliwem w samochodzie służbowym?
Nawet jeśli koszty paliwa są objęte ryczałtem, racjonalne gospodarowanie paliwem może przynieść wymierne korzyści dla firmy. Zbyt duże zużycie paliwa przez pracowników może przekroczyć zakładane normy, co oznacza, że firma ponosi nieuzasadnione koszty.
Warto zatem wdrożyć narzędzia i zasady, które pozwolą kontrolować oraz ograniczyć nadmierne zużycie paliwa. Oto kilka możliwych działań:
- wprowadzenie limitów zużycia paliwa na miesiąc lub tydzień,
- stosowanie kart paliwowych z monitoringiem transakcji,
- kontrola tras i przebiegu pojazdów za pomocą GPS,
- szkolenia z zakresu ekojazdy dla pracowników korzystających z pojazdów służbowych.
Karty paliwowe – wygodne i bezpieczne rozwiązanie
Wdrożenie kart paliwowych, takich jak oferowane przez Flotex, pozwala firmie zachować pełną kontrolę nad tankowaniem, a także umożliwia:
- rejestrowanie godzin i miejsc tankowania,
- kontrolę stanu licznika przy każdym tankowaniu,
- zbiorcze fakturowanie i raportowanie kosztów zużycia,
- analizę zużycia paliwa w czasie rzeczywistym.
To rozwiązanie nie tylko usprawnia księgowość, ale również minimalizuje ryzyko nadużyć ze strony pracowników. Co więcej, karta paliwowa może być powiązana z limitem dziennym lub miesięcznym, co dodatkowo ułatwia kontrolę.
Jakie są konsekwencje podatkowe korzystania z auta służbowego prywatnie?
Udostępnienie pojazdu służbowego pracownikowi do celów prywatnych skutkuje powstaniem przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Oznacza to, że:
- należy doliczyć go do podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym,
- stanowi on podstawę wymiaru składek ZUS i zdrowotnych.
Jeśli pracownik korzysta z pojazdu tylko przez część miesiąca, wartość świadczenia ustala się proporcjonalnie – jako 1/30 kwoty ryczałtu za każdy dzień użytkowania auta. Na przykład w przypadku auta z silnikiem powyżej 1600 cm³ używanego przez 10 dni:
400 zł ÷ 30 dni × 10 dni = 133,33 zł – to wartość przychodu do opodatkowania i oskładkowania.
Co jeśli paliwo kupuje pracownik?
W sytuacji, gdy to pracownik pokrywa koszt paliwa do jazd prywatnych, wysokość ryczałtu powinna zostać odpowiednio pomniejszona. W praktyce oznacza to, że przychód pracownika zmniejsza się o wartość poniesionych przez niego wydatków.
Takie podejście komplikuje jednak rozliczenia, ponieważ wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji zużycia paliwa z podziałem na jazdy służbowe i prywatne, co kłóci się z ideą uproszczonego ryczałtu.
Jakie zasady warto wprowadzić w firmie?
Przepisy prawa nie precyzują, na jakich warunkach auto służbowe może być udostępnione pracownikowi do użytku prywatnego. Dlatego ważne jest, aby pracodawca ustalił takie zasady wewnętrznie – najlepiej w formie regulaminu lub aneksu do umowy o pracę.
W regulaminie powinny znaleźć się m.in. zapisy dotyczące:
- zakresu użytkowania pojazdu (np. w jakich godzinach, w jakim promieniu),
- obowiązku zgłaszania awarii i wypadków,
- zasad tankowania i rozliczania paliwa,
- ewentualnych limitów kilometrów lub zużycia paliwa.
Odpowiedzialność pracownika
Samochód służbowy stanowi mienie powierzone pracownikowi, dlatego odpowiada on za jego uszkodzenie lub zniszczenie. Dotyczy to także sytuacji, gdy pojazd był używany do celów prywatnych.
Pracownik może ponosić odpowiedzialność materialną do pełnej wysokości szkody, jeżeli udowodniono jego winę oraz związek przyczynowy między działaniem a szkodą.
Dlatego każdorazowe udostępnienie pojazdu powinno być dokumentowane, a pracownik powinien podpisać protokół przekazania auta, w którym znajduje się informacja o stanie technicznym pojazdu oraz jego przebiegu.
Jak oszczędzać na paliwie w 2026 roku?
W dobie rosnących cen paliw, każda firma i jej pracownicy powinni poszukiwać sposobów na zmniejszenie kosztów zużycia. Dotyczy to zarówno jazd służbowych, jak i prywatnych. Oto kilka sprawdzonych metod:
- Ekojazda – unikanie gwałtownych przyspieszeń i hamowań, jazda na wyższych biegach, utrzymywanie stałej prędkości,
- Regularne serwisowanie pojazdu – np. wymiana filtrów powietrza, kontrola ciśnienia w oponach, które mają wpływ na spalanie,
- Unikanie jazdy z niepotrzebnym obciążeniem – każdy dodatkowy kilogram bagażu zwiększa spalanie,
- Planowanie tras – jazda optymalnymi trasami z mniejszym ruchem i bez korków zmniejsza czas pracy silnika i zużycie paliwa.
Wybór odpowiedniego pojazdu
Duży wpływ na oszczędność paliwa ma również wybór samego samochodu. Warto rozważyć:
- samochody z silnikami hybrydowymi lub elektrycznymi,
- auta o mniejszej pojemności silnika, jeśli możliwe,
- modele z niższym średnim zużyciem paliwa wg WLTP.
Jeśli firma planuje zakup floty, warto przemyśleć opłacalność inwestycji w pojazdy niskoemisyjne, które nie tylko zużywają mniej paliwa, ale często też korzystają z ulg podatkowych lub dopłat.
Czy korzystanie z samochodu służbowego zawsze się opłaca?
Dla pracodawcy korzystanie z ryczałtu może być wygodne, ale nie zawsze jest najtańszym rozwiązaniem. W niektórych przypadkach bardziej opłacalne może być stosowanie rozliczenia kosztów rzeczywistych, zwłaszcza jeśli pracownik rzadko korzysta z auta prywatnie.
Pracownik z kolei powinien mieć świadomość, że wykorzystując pojazd służbowy do celów prywatnych, osiąga przychód, który musi być opodatkowany i oskładkowany. Ostateczny bilans korzyści zależy więc od częstotliwości użytkowania auta oraz od warunków określonych w firmowej polityce.
Co warto zapamietać?:
- Ryczałt za korzystanie z auta służbowego: 250 zł miesięcznie dla samochodów do 1600 cm³, 400 zł dla powyżej 1600 cm³.
- Kontrola kosztów paliwa: Wprowadzenie limitów zużycia, stosowanie kart paliwowych, monitorowanie tras za pomocą GPS oraz szkolenia z ekojazdy.
- Konsekwencje podatkowe: Przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń należy doliczyć do podstawy opodatkowania i składek ZUS.
- Odpowiedzialność pracownika: Pracownik odpowiada za uszkodzenia pojazdu, co wymaga dokumentacji przy udostępnieniu auta.
- Oszczędności na paliwie: Ekojazda, regularne serwisowanie, unikanie nadmiernego obciążenia oraz optymalizacja tras mogą znacząco zmniejszyć koszty.
