Coraz więcej osób na rynku pracy decyduje się na współpracę w modelu B2B. Forma ta zyskała na popularności zwłaszcza w branżach takich jak IT, marketing czy konsulting. Choć obiecuje wyższe zarobki i elastyczność, to w praktyce niesie ze sobą również liczne obowiązki, szczególnie w zakresie rozliczeń. Jak więc wygląda rozliczanie B2B w praktyce i o czym warto pamiętać, podejmując decyzję o samozatrudnieniu?
Jak działa współpraca B2B w codziennej praktyce?
Współpraca w modelu B2B oznacza, że osoba fizyczna prowadzi własną działalność gospodarczą i na podstawie umowy cywilnoprawnej świadczy usługi na rzecz innego podmiotu gospodarczego. W praktyce oznacza to, że nie mamy tu do czynienia z klasyczną relacją pracownik–pracodawca, a z kontraktem między dwoma równorzędnymi firmami.
W przeciwieństwie do umowy o pracę, w modelu B2B nie obowiązują przepisy Kodeksu pracy. Zamiast tego wszelkie warunki – zakres obowiązków, termin wypłat, okres wypowiedzenia – regulowane są przez umowę cywilnoprawną zawartą między stronami. Przedsiębiorca sam wystawia faktury, rozlicza podatki i opłaca składki ZUS.
W praktyce wiele firm oczekuje od kontrahenta dyspozycyjności w określonych godzinach czy obecności w biurze – co zbliża tę formę współpracy do stosunku pracy. Jeżeli umowa B2B zawiera elementy charakterystyczne dla etatu, może zostać zakwestionowana przez ZUS lub PIP jako obejście prawa pracy.
Jakie obowiązki ma samozatrudniony?
Osoba prowadząca działalność gospodarczą musi samodzielnie zadbać o wiele aspektów formalnych, które w przypadku etatu leżą po stronie pracodawcy. Należą do nich:
- opłacanie składek ZUS (społecznych i zdrowotnych),
- rozliczanie podatku dochodowego (skala, liniowy lub ryczałt),
- wystawianie faktur VAT i prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów,
- przekazywanie deklaracji do urzędów (np. JPK_V7, VAT-UE),
- ewentualna rejestracja jako podatnik VAT,
- prowadzenie księgowości – samodzielnie lub przy wsparciu biura rachunkowego.
Kiedy umowa B2B może zostać uznana za etat?
Omawiając rozliczenia B2B, trzeba wspomnieć o ryzyku zakwestionowania takiej formy zatrudnienia przez organy kontrolne. Do takiej sytuacji może dojść, gdy:
- kontrahent wykonuje pracę w siedzibie firmy i pod nadzorem przełożonego,
- praca odbywa się według sztywnego harmonogramu,
- osoba świadczy usługi wyłącznie dla jednego podmiotu,
- firma nie pozwala na samodzielne ustalanie sposobu realizacji zleceń.
W takich przypadkach może dojść do uznania, że mamy do czynienia z ukrytym stosunkiem pracy. Wówczas na firmę mogą zostać nałożone obowiązki uiszczenia zaległych składek i podatków.
Jak rozliczać podatki na B2B?
Rozliczenia podatkowe samozatrudnionych zależą od wybranej formy opodatkowania. Przedsiębiorca może wybrać jedną z trzech opcji: skalę podatkową, podatek liniowy lub ryczałt. Wybór ten ma fundamentalne znaczenie dla wysokości zobowiązań podatkowych.
Skala podatkowa
Skala podatkowa to podstawowa forma opodatkowania, zakładająca dwa progi:
- 12% podatku do kwoty 120 000 zł rocznego dochodu,
- 32% od nadwyżki powyżej tej kwoty.
Ta forma umożliwia korzystanie z kwoty wolnej od podatku (30 000 zł) oraz wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Jest jednak nieopłacalna dla osób osiągających wysokie dochody, które szybko przekraczają drugi próg podatkowy.
Podatek liniowy
Podatek liniowy (19%) to popularna forma dla osób na B2B zarabiających powyżej 120 000 zł rocznie. Niezależnie od osiągniętego dochodu, stawka podatku pozostaje stała. Nie można korzystać z kwoty wolnej, ulg rodzinnych ani wspólnego rozliczenia.
To forma opodatkowania wybierana najczęściej przez specjalistów z branży IT, konsultingu czy marketingu, którym zależy na uproszczeniu rozliczeń i niższym opodatkowaniu przy wysokich zarobkach.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Ryczałt sprawdza się w przypadku działalności o niskich kosztach własnych. Podatek liczony jest nie od dochodu, a od przychodu – bez możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu. Stawki wynoszą od 2% do 17% w zależności od rodzaju usług.
Dla przykładu, osoby wykonujące usługi IT mogą płacić 12% ryczałtu, natomiast przedstawiciele wolnych zawodów – 17%. To korzystne rozwiązanie dla osób, które mają niskie wydatki firmowe i chcą uproszczonej formy rozliczeń.
Jak obliczyć dochód na B2B?
Wynagrodzenie otrzymywane na fakturze to kwota brutto. Od tej sumy trzeba odjąć składki ZUS, zaliczki na podatek dochodowy i koszty prowadzenia działalności, by uzyskać dochód netto „na rękę”.
Przykładowo, przy stawce 10 000 zł netto na fakturze i opodatkowaniu liniowym, miesięczne obciążenia mogą wyglądać następująco:
- składki ZUS: ok. 1774 zł (społeczne) + 403 zł (zdrowotna),
- podatek liniowy: ok. 1486 zł (po odliczeniu składek i kosztów),
- koszt księgowości: od 150 do 400 zł miesięcznie.
Realny dochód netto wyniesie około 6 300 zł, ale stawka może być wyższa, jeśli przedsiębiorca korzysta z ulg (np. mały ZUS, ulga na start) lub ponosi wyższe koszty firmowe.
Jak wystawiać faktury na B2B?
Współpraca B2B opiera się na fakturowaniu. Każdorazowo po wykonaniu usługi lub zgodnie z ustalonym harmonogramem samozatrudniony wystawia fakturę – zazwyczaj raz w miesiącu.
Faktura powinna zawierać:
- dane obu stron: nazwa firmy, NIP, adres,
- numer faktury, data wystawienia i sprzedaży,
- opis wykonanej usługi,
- kwotę netto, stawkę i kwotę VAT (jeśli dotyczy),
- termin płatności i numer rachunku bankowego.
Osoby, które nie są czynnymi płatnikami VAT, mogą wystawiać faktury bez podatku VAT – tzw. faktury bez VAT, z adnotacją „zwolniony z VAT”.
Jakie koszty można odliczać na umowie B2B?
Jedną z istotnych zalet samozatrudnienia jest możliwość odliczania kosztów uzyskania przychodu. Dzięki temu przedsiębiorca realnie zmniejsza podstawę opodatkowania, a co za tym idzie – wysokość podatku do zapłaty.
Do najczęściej odliczanych kosztów należą:
- zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania,
- telefon, internet, hosting, subskrypcje narzędzi online,
- wynajem biura lub coworkingu,
- koszty dojazdu – paliwo, leasing auta, bilety komunikacji,
- księgowość, szkolenia, kursy zawodowe.
Wydatki muszą być jednak bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością. W razie wątpliwości warto uzyskać indywidualną interpretację podatkową lub skonsultować się z księgowym.
Jak rozliczać benefity na B2B?
Coraz więcej firm oferuje benefity także samozatrudnionym – takie jak karta sportowa, opieka medyczna czy bony podarunkowe. W praktyce ich rozliczenie zależy od formy przekazania świadczenia.
Jeśli benefit służy celom prywatnym samozatrudnionego i nie jest refakturowany – nie jest objęty VAT, ale nie można odliczyć podatku naliczonego. Jeśli jednak jest współfinansowany przez przedsiębiorcę lub stanowi koszt działalności – może być traktowany jako usługa związana z działalnością i rozliczany zgodnie z ustawą o VAT.
Jak prowadzić księgowość będąc na B2B?
Samozatrudniony ma obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej – jej forma zależy od wybranej metody opodatkowania. Osoby na podatku liniowym lub skali podatkowej prowadzą Księgę Przychodów i Rozchodów, natomiast ci na ryczałcie – ewidencję przychodów.
Do obowiązków księgowych należą:
- ewidencja przychodów i kosztów,
- przygotowanie JPK_V7 (dla VAT-owców),
- rozliczanie składek ZUS i zaliczek na podatek PIT,
- składanie deklaracji rocznych (PIT-36, PIT-36L lub PIT-28).
Wielu przedsiębiorców korzysta z usług biur rachunkowych – koszt księgowości w 2026 roku waha się od 150 do 500 zł miesięcznie w zależności od branży i ilości dokumentów.
Jakie są najczęstsze błędy w rozliczaniu B2B?
Choć rozliczenia na B2B nie są wyjątkowo skomplikowane, nietrudno o pomyłki, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Najczęstsze błędy to:
- wystawienie faktury do paragonu bez NIP (grozi sankcją 100% VAT),
- rozliczenie w skali podatkowej przy pracy dla byłego pracodawcy,
- brak rejestracji do procedury OSS przy sprzedaży usług do innych krajów UE,
- niewłaściwe odliczanie kosztów niezwiązanych z działalnością,
- spóźnienie w płatnościach ZUS lub zaliczkach PIT.
Najlepszym sposobem na uniknięcie problemów jest korzystanie z profesjonalnych narzędzi księgowych lub współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym.
Jakie obowiązki spoczywają na samozatrudnionym w 2026 roku?
W 2026 roku samozatrudnieni muszą pamiętać o kilku istotnych terminach i zobowiązaniach:
- miesięczne opłacanie składek ZUS – do 20. dnia każdego miesiąca,
- składanie JPK_V7 (jeśli są VAT-owcami) – do 25. dnia każdego miesiąca,
- opłacanie zaliczek na podatek dochodowy – miesięcznie lub kwartalnie,
- składanie rocznych deklaracji PIT do końca kwietnia 2027 roku (za rok 2026),
- prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z wybraną metodą opodatkowania.
Jak wynika z powyższego, rozliczanie B2B w praktyce wymaga regularności, znajomości przepisów oraz odpowiedzialności za terminowe wywiązywanie się z obowiązków podatkowych i ubezpieczeniowych. Jednak odpowiednio prowadzona działalność gospodarcza może dać większą kontrolę nad finansami i realnie wyższe dochody.
Co warto zapamietać?:
- Współpraca B2B zyskuje na popularności w branżach IT, marketingu i konsultingu, oferując wyższe zarobki i elastyczność, ale wiąże się z dodatkowymi obowiązkami.
- Samozatrudnieni muszą samodzielnie opłacać składki ZUS, rozliczać podatki oraz prowadzić ewidencję przychodów i kosztów.
- Wybór formy opodatkowania (skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt) ma kluczowe znaczenie dla wysokości zobowiązań podatkowych.
- Najczęstsze błędy w rozliczeniach B2B to m.in. wystawienie faktury bez NIP, niewłaściwe odliczanie kosztów oraz spóźnienia w płatnościach ZUS.
- W 2026 roku samozatrudnieni muszą pamiętać o terminach płatności składek ZUS, składaniu JPK_V7 oraz rocznych deklaracji PIT do końca kwietnia 2027 roku.
