Odrzucenie faktury przez KSeF może zaskoczyć wielu przedsiębiorców, szczególnie tych, którzy dopiero wdrażają się w funkcjonowanie systemu. Choć proces wydaje się prosty, to w rzeczywistości wymaga dużej precyzji. W tym artykule wyjaśniamy, co zrobić, gdy faktura zostanie odrzucona i jak uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości.
Jak działa Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny stworzony w celu ujednolicenia i usprawnienia obiegu faktur elektronicznych w Polsce. Jego wdrożenie ma na celu zwiększenie przejrzystości rozliczeń VAT i ograniczenie nadużyć podatkowych. System pozwala na wystawianie, wysyłanie, odbieranie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Faktura jest uznana za wystawioną dopiero w momencie jej skutecznego przesłania do KSeF i nadania przez system numeru identyfikującego. To oznacza, że samo wygenerowanie dokumentu nie wystarcza – musi on jeszcze przejść weryfikację przez system.
Faktura przesłana do KSeF, która nie została zaakceptowana, nie jest uznawana za wystawioną i nie może stanowić podstawy do korekty ani dalszego obiegu dokumentacyjnego.
System może być wykorzystywany zarówno w trybie interaktywnym, jak i wsadowym. Wysyłka wsadowa polega na przesyłaniu większej liczby faktur jednocześnie, natomiast interaktywna obsługuje pojedyncze dokumenty. Każda z metod ma swoje zastosowanie w zależności od potrzeb i skali działalności firmy.
Dlaczego faktura może zostać odrzucona przez KSeF?
Odrzucenie faktury przez KSeF nie jest przypadkowe – system działa na podstawie precyzyjnych reguł i sprawdza zgodność przesyłanych plików z wymaganym wzorem struktury logicznej. Jeśli dokument nie spełnia tych wymagań, zostanie automatycznie odrzucony bez nadania numeru identyfikacyjnego.
Błędy w strukturze XML
Najczęstszą przyczyną odrzucenia jest niespełnienie wymagań formalnych dokumentu. Plik XML, w którym zapisana jest faktura ustrukturyzowana, musi być zgodny z obowiązującym wzorem logicznym. Błędy takie jak brak obowiązkowych pól, nieprawidłowe formaty dat czy błędne oznaczenia techniczne skutkują automatycznym odrzuceniem.
Warto regularnie aktualizować oprogramowanie do fakturowania i monitorować zmiany w strukturze FA(2), której najnowsza wersja obowiązuje od 2026 roku. Nieprawidłowa wersja lub niekompatybilność z API KSeF może skutkować odrzuceniem dokumentu.
Brak uprawnień osoby wysyłającej
Drugą istotną przyczyną odrzucenia faktury jest przesłanie jej do systemu przez osobę, która nie została wcześniej upoważniona do działania w imieniu podatnika. W systemie KSeF obowiązuje kontrola dostępu – tylko użytkownicy zarejestrowani i zatwierdzeni w e-Urzędzie Skarbowym mogą przesyłać dokumenty.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że uprawnienia można nadać zarówno osobom fizycznym, jak i systemom informatycznym firm zewnętrznych. Konieczne jest jednak wcześniejsze zgłoszenie tego faktu do KSeF.
Załączniki bez zgody
Jeśli do faktury zostanie dołączony załącznik (np. specyfikacja towaru), a podatnik nie zgłosił wcześniej zamiaru wystawiania takich dokumentów w e-Urzędzie Skarbowym, KSeF może ją odrzucić. Funkcjonalność przesyłania faktur z załącznikami musi być aktywowana w API.
Co zrobić, gdy faktura została odrzucona?
Odrzucenie faktury to sygnał, że dokument nie spełnia wymagań KSeF i nie może zostać uznany za wystawiony. Co ważne, nie jest to sytuacja bez wyjścia. Przedsiębiorca powinien w pierwszej kolejności sprawdzić powód odrzucenia, który zostanie wskazany w raporcie systemowym.
- Sprawdź raport z KSeF i ustal przyczynę odrzucenia.
- Popraw błędy w strukturze faktury (najczęściej w pliku XML).
- Zweryfikuj uprawnienia użytkownika, który próbował wysłać dokument.
- Upewnij się, że nie dołączono nieautoryzowanego załącznika.
- Prześlij poprawioną fakturę ponownie do KSeF.
Nie wystawia się korekty do odrzuconej faktury, ponieważ formalnie nie została ona uznana za wystawioną. Należy przygotować nowy dokument i zadbać o jego poprawność przed kolejną wysyłką.
Jak działa KSeF przy wysyłce wielu faktur?
W przypadku firm wysyłających wiele faktur jednocześnie, ważne jest zrozumienie działania systemu KSeF w kontekście tzw. paczek faktur. Przy wysyłce wsadowej, jeśli jedna z faktur zawiera błąd, może dojść do odrzucenia całej paczki. Z kolei przy wysyłce interaktywnej każda faktura jest analizowana oddzielnie.
Dlatego przedsiębiorcy, którzy korzystają z wysyłki wsadowej, powinni wdrożyć mechanizmy weryfikujące poprawność dokumentów przed ich przesłaniem. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której duża liczba poprawnych faktur zostaje zablokowana przez jeden błędny dokument.
Jak postępować podczas awarii systemu KSeF?
Awaria systemu KSeF nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku wystawienia faktury w terminach określonych w przepisach VAT. W przypadku braku dostępu do systemu możliwe jest wystawienie tzw. faktury offline, która po przywróceniu działania KSeF musi zostać przesłana do systemu.
Faktura offline musi spełniać wszystkie wymogi formalne, w tym zgodność z aktualnym wzorem logicznym. Jeśli po awarii zostanie przesłana do KSeF i przejdzie weryfikację, uznaje się ją za wystawioną w dniu skutecznego przesłania.
Faktura offline, która nie spełnia wymogów struktury pliku XML, zostanie odrzucona przez KSeF nawet po zakończeniu awarii.
Ministerstwo Finansów zapewnia, że wszelkie przestoje systemowe mają charakter incydentalny. Informacje o awariach będą publikowane na oficjalnych kanałach MF, a przedsiębiorcy powinni monitorować te komunikaty.
Jak przygotować firmę na wystawianie faktur w KSeF?
Wdrożenie KSeF wymaga od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania procesów wewnętrznych oraz aktualizacji oprogramowania. Od 1 lutego 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla dużych firm, dlatego już teraz warto rozpocząć działania przygotowawcze.
Sprawdzenie zgodności systemu
System fakturowania używany w firmie musi być dostosowany do najnowszego wzoru FA(2). Oprogramowanie powinno mieć możliwość generowania plików XML zgodnych z KSeF oraz integracji z API systemu. Producenci oprogramowania oferują aktualizacje, które wspierają ten proces.
Szkolenie pracowników
W drugiej połowie 2024 roku w każdym urzędzie skarbowym będą prowadzone szkolenia z obsługi KSeF. Warto skorzystać z tych możliwości, aby pracownicy odpowiedzialni za fakturowanie potrafili samodzielnie obsługiwać system i reagować na komunikaty błędów.
Weryfikacja uprawnień
Przedsiębiorcy powinni sprawdzić, kto w firmie ma nadane uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować odrzuceniem dokumentu nawet przy jego poprawnej strukturze.
Na co zwrócić uwagę, aby uniknąć odrzucenia faktury?
Aby zminimalizować ryzyko odrzucenia faktury przez KSeF, warto wprowadzić w firmie kilka dobrych praktyk związanych z procesem fakturowania:
- Stale aktualizować oprogramowanie do fakturowania zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów,
- Regularnie szkolić pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur,
- Sprawdzać strukturę pliku XML przed wysyłką do KSeF,
- Weryfikować uprawnienia osób wysyłających dokumenty,
- Testować przesyłki w środowisku testowym KSeF przed uruchomieniem produkcji.
Takie działania nie tylko ograniczą liczbę błędów, ale również pozwolą na sprawne wdrożenie obowiązkowego KSeF w 2026 roku bez opóźnień i komplikacji.
Co warto zapamietać?:
- Krajowy System e-Faktur (KSeF) wymaga skutecznego przesłania faktury w formacie XML do uznania jej za wystawioną.
- Najczęstsze przyczyny odrzucenia faktury to błędy w strukturze XML, brak uprawnień osoby wysyłającej oraz dołączenie nieautoryzowanych załączników.
- W przypadku odrzucenia faktury, przedsiębiorca powinien sprawdzić raport KSeF, poprawić błędy i ponownie przesłać dokument.
- Wysyłka wsadowa faktur może skutkować odrzuceniem całej paczki, jeśli jedna z faktur zawiera błąd; zaleca się weryfikację przed wysyłką.
- Przygotowanie do KSeF obejmuje aktualizację oprogramowania, szkolenie pracowników oraz weryfikację uprawnień do wystawiania faktur.
