Wielu kandydatów zastanawia się, czy nowy pracodawca ma dostęp do informacji o wcześniejszych zwolnieniach lekarskich. To pytanie budzi niepokój zwłaszcza w sytuacjach, gdy dotychczasowe L4 były częste lub długotrwałe. Warto więc przyjrzeć się temu tematowi z perspektywy prawa oraz praktyki rekrutacyjnej w 2026 roku.
Czy nowy pracodawca widzi poprzednie L4?
Odpowiedź na to pytanie jest jednoznaczna: nowy pracodawca nie ma dostępu do historii zwolnień lekarskich z poprzednich miejsc pracy. Informacje te należą do kategorii danych wrażliwych, a ich przetwarzanie jest surowo regulowane przez przepisy RODO, czyli Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych.
Na etapie rekrutacji potencjalny pracodawca może prosić o dane niezbędne do oceny kwalifikacji zawodowych, takie jak wykształcenie, doświadczenie czy certyfikaty. Nie ma jednak prawa żądać informacji o stanie zdrowia ani liczbie dni spędzonych na zwolnieniu lekarskim. Przepisy Kodeksu pracy (art. 221 § 1) wyraźnie wskazują, że dane te nie należą do katalogu, który można legalnie pozyskać podczas rekrutacji.
Dostęp do danych z PUE ZUS
System PUE ZUS umożliwia wgląd w historię zwolnień lekarskich, ale tylko osobie ubezpieczonej oraz instytucjom uprawnionym z mocy prawa. Pracodawca nie może samodzielnie zalogować się do konta kandydata ani uzyskać informacji o jego wcześniejszych L4. Tylko aktualny pracodawca otrzymuje automatyczne powiadomienie o nowym zwolnieniu lekarskim swojego pracownika.
Co więcej, świadectwo pracy, które kandydat może przedłożyć nowemu pracodawcy, nie zawiera informacji o zwolnieniach lekarskich. Znajdują się tam jedynie dane o okresie zatrudnienia, rodzaju wykonywanej pracy oraz przyczynie rozwiązania umowy.
Nowy pracodawca nie ma żadnej prawnej możliwości weryfikacji liczby ani długości zwolnień lekarskich z poprzednich miejsc pracy – ani poprzez świadectwo pracy, ani za pomocą PUE ZUS.
Czy można odmówić podania liczby dni zwolnień?
W niektórych formularzach rekrutacyjnych można spotkać pole z pytaniem o liczbę dni zwolnienia lekarskiego w poprzednich miejscach pracy. Często budzi to wątpliwości kandydatów: czy muszą podać taką informację? Czy jej brak przekreśli szansę na zatrudnienie?
Zgodnie z przepisami RODO oraz Kodeksu pracy, kandydat nie jest zobowiązany do udzielania informacji o stanie zdrowia, w tym o liczbie dni na L4. Co więcej, przetwarzanie takich danych wymaga dobrowolnej, świadomej i jednoznacznej zgody – nie może być wymuszone, np. przez obowiązkowe pole w formularzu rekrutacyjnym.
Obowiązkowe pole w formularzu – co wtedy?
Jeśli system rekrutacyjny wymusza podanie informacji o zwolnieniach, a bez ich wypełnienia nie można przejść dalej, mamy do czynienia z naruszeniem przepisów. W takiej sytuacji kandydat ma kilka możliwości działania:
- pozostawić pole puste i dołączyć oświadczenie o nielegalności tego żądania,
- w przypadku braku możliwości przesłania formularza – wykonać zrzut ekranu i zachować go jako dowód,
- złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO),
- rozważyć pozew o odszkodowanie z tytułu nierównego traktowania w rekrutacji (art. 183d Kodeksu pracy).
Takie działanie pracodawcy może również zostać uznane za próbę dyskryminacji ze względu na stan zdrowia, co jest zabronione na mocy art. 18³a Kodeksu pracy. Warto też wspomnieć, że obowiązkowe pola dotyczące danych wrażliwych łamią zasadę minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.
Czy lekarz lub ZUS może przekazać dane nowemu pracodawcy?
Wystawienie e-ZLA, czyli elektronicznego zwolnienia lekarskiego, trafia automatycznie do ZUS oraz do aktualnego pracodawcy. Jednak jeśli lekarz nie zostanie poinformowany o zakończeniu zatrudnienia u danego pracodawcy, zwolnienie może trafić także do byłego zatrudniającego.
Aby uniknąć tego typu naruszenia prywatności, należy podczas wizyty u lekarza poinformować go, którzy pracodawcy już nie figurują na liście płatników. W przeciwnym razie dane medyczne mogą zostać ujawnione osobom nieuprawnionym, co stanowi naruszenie ochrony danych osobowych.
Kiedy dane z e-ZLA trafiają do byłego pracodawcy?
Do takich sytuacji dochodzi najczęściej wtedy, gdy pacjent nie poinformuje lekarza o ustaniu zatrudnienia u danego pracodawcy. Wówczas lekarz wystawia zwolnienie, które system przesyła także do nieaktualnego zakładu pracy. W takich przypadkach ZUS jest zobowiązany do poinformowania o naruszeniu danych osobowych.
Jakie informacje z L4 widzi pracodawca?
Zwolnienie lekarskie zawiera jedynie kilka podstawowych danych, które trafiają do pracodawcy. Nie widzi on diagnozy ani numeru statystycznego choroby, który precyzyjnie określa daną jednostkę chorobową. W systemie dostępne są tylko ogólne oznaczenia literowe i cyfrowe.
Oznaczenia literowe w L4
W zwolnieniu mogą pojawić się oznaczenia literowe, które informują o ogólnej przyczynie niezdolności do pracy:
- A – kontynuacja tej samej choroby po przerwie nie dłuższej niż 60 dni,
- B – niezdolność do pracy w czasie ciąży,
- C – choroba spowodowana nadużyciem alkoholu,
- D – gruźlica,
- E – choroba zakaźna o długim okresie wylęgania.
Ponadto pojawiają się oznaczenia cyfrowe: 1 – konieczność leżenia, 2 – możliwość poruszania się. Informacje te są niezbędne do rozliczenia nieobecności, ale nie pozwalają na dokładne rozpoznanie schorzenia.
Czy pracodawca może pozyskać informacje o zdrowiu kandydata?
W świetle przepisów RODO oraz Kodeksu pracy, przekazywanie informacji o stanie zdrowia możliwe jest tylko z inicjatywy pracownika. Pracodawca nie ma prawa zbierać takich danych bez wyraźnej zgody, a ich pozyskiwanie i przetwarzanie musi być proporcjonalne do celu zatrudnienia.
W praktyce oznacza to, że nawet jeżeli kandydat sam wspomni o wcześniejszych zwolnieniach, pracodawca nie może tego faktu uznać za przesłankę do dyskryminacji. Stan zdrowia nie może wpływać na decyzję o zatrudnieniu, jeśli nie ma bezpośredniego związku z wymaganiami stanowiska.
Czy można sprawdzić referencje z poprzedniego miejsca pracy?
Nowy pracodawca nie ma prawa kontaktować się z byłym pracodawcą kandydata bez jego wyraźnej zgody. Dotyczy to także sytuacji, gdy kandydat podał nazwę firmy, ale nie wskazał osoby kontaktowej ani nie wyraził zgody na przekazanie referencji.
Weryfikacja referencji bez zgody kandydata może być traktowana jako naruszenie jego dóbr osobistych oraz przepisów o ochronie danych osobowych. Dlatego, jeśli nowy pracodawca chce uzyskać dodatkowe informacje o kandydacie, musi poprosić go o zgodę i jasno określić zakres danych, które chce pozyskać.
Jakie dane może żądać pracodawca?
Podczas rekrutacji pracodawca może legalnie poprosić o następujące informacje:
- imię i nazwisko,
- data urodzenia,
- dane kontaktowe,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Wszystkie inne dane, w tym te dotyczące zdrowia, przynależności związkowej, sytuacji rodzinnej czy karalności, mogą być pozyskiwane tylko, jeśli są bezwzględnie konieczne dla danego stanowiska i za zgodą kandydata.
Co zrobić, gdy pracodawca łamie przepisy?
Jeśli kandydat spotka się z próbą pozyskania danych o stanie zdrowia bez swojej zgody, ma prawo zareagować. Może zgłosić takie działanie do:
- Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) – skarga może być złożona pisemnie lub przez ePUAP,
- Państwowej Inspekcji Pracy – w przypadku naruszenia zasad równego traktowania w zatrudnieniu,
- sądu pracy – w ramach powództwa o odszkodowanie za dyskryminację (art. 183d K.p.).
Ważne jest, aby dokumentować wszelkie formy nacisku – zrzuty ekranu, korespondencję e-mail czy notatki z rozmów mogą stanowić dowód w sprawie. Naruszenie przepisów może skutkować dla pracodawcy karą finansową lub nakazem zmiany procedur rekrutacyjnych.
Każdy kandydat ma prawo do prywatności i ochrony danych osobowych. Historia zwolnień lekarskich nie powinna wpływać na szanse zatrudnienia ani być warunkiem pozytywnej decyzji rekrutacyjnej.
Co warto zapamietać?:
- Nowy pracodawca nie ma dostępu do historii zwolnień lekarskich z poprzednich miejsc pracy, zgodnie z przepisami RODO.
- Kandydat nie jest zobowiązany do podawania informacji o liczbie dni zwolnienia lekarskiego; takie dane mogą być przetwarzane tylko za jego zgodą.
- Pracodawca nie może weryfikować referencji z byłego miejsca pracy bez wyraźnej zgody kandydata.
- W przypadku naruszenia przepisów przez pracodawcę, kandydat ma prawo zgłosić sprawę do UODO, PIP lub sądu pracy.
- Pracodawca może legalnie żądać jedynie podstawowych informacji, takich jak imię, nazwisko, wykształcenie i doświadczenie zawodowe.
