Niewydanie paragonu fiskalnego to temat, który budzi wiele kontrowersji wśród przedsiębiorców oraz konsumentów. W Polsce obowiązek wystawiania i wydawania paragonów jest ściśle uregulowany prawnie, a jego niedopełnienie może prowadzić do poważnych konsekwencji, zarówno dla sprzedawców, jak i pracowników. Warto zrozumieć, jakie przepisy regulują tę kwestię, jakie kary grożą za niewydanie paragonu oraz jakie są prawa i obowiązki obu stron transakcji.
Jakie przepisy regulują obowiązek wydawania paragonów?
Podstawowe regulacje dotyczące obowiązku wydawania paragonów znajdują się w ustawie o podatku od towarów i usług (VAT) oraz w Kodeksie karnym skarbowym. Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących. Paragon fiskalny jest dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji i ma kluczowe znaczenie w procesie rozliczeń podatkowych.
Wydanie paragonu powinno nastąpić natychmiast po dokonaniu transakcji, niezależnie od formy płatności (gotówka, karta, przelew). Co więcej, obowiązek ten dotyczy zarówno sprzedaży stacjonarnej, jak i internetowej. Paragon może być wydany w formie papierowej lub elektronicznej, jeśli klient wyrazi na to zgodę.
Co zawiera paragon fiskalny?
Paragon fiskalny musi spełniać określone wymogi formalne. Powinien zawierać m.in.:
- napis „PARAGON FISKALNY”,
- dane sprzedawcy, w tym NIP,
- centralnie umieszczone logo fiskalne,
- numer unikatowy kasy rejestrującej,
- datę i godzinę sprzedaży,
- nazwę towaru lub usługi oraz ich cenę.
Dokument, który nie spełnia tych wymogów, nie jest uznawany za paragon fiskalny i może być podstawą do nałożenia kary.
Jakie kary grożą za niewydanie paragonu?
Niewydanie paragonu fiskalnego jest traktowane jako naruszenie przepisów podatkowych i może być zakwalifikowane jako wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe. Kwalifikacja zależy od okoliczności zdarzenia, takich jak wartość transakcji czy częstotliwość naruszeń.
Przestępstwo skarbowe
Za przestępstwo skarbowe grozi kara grzywny w wysokości do 180 stawek dziennych. Wysokość jednej stawki dziennej jest ustalana przez sąd i zależy od dochodów sprawcy, jego sytuacji majątkowej oraz możliwości zarobkowych. Minimalna stawka dzienna w 2026 roku wynosi 143,33 zł, co oznacza, że maksymalna kara może sięgać nawet 25 799,40 zł.
Wykroczenie skarbowe
W przypadku wykroczenia skarbowego kara grzywny wynosi od 1/10 do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4300 zł, co oznacza, że grzywna może wynosić od 430 zł do 86 000 zł. W przypadku mniej poważnych naruszeń, kara może być nałożona w trybie mandatu karnego, którego maksymalna wysokość wynosi pięciokrotność minimalnego wynagrodzenia, czyli 21 500 zł.
Kiedy można otrzymać mandat?
Mandat za niewydanie paragonu może zostać nałożony w różnych okolicznościach, np.:
- podczas kontroli skarbowej,
- na podstawie zgłoszenia klienta,
- w wyniku obserwacji przeprowadzonej przez inspektorów urzędów skarbowych.
Warto podkreślić, że nawet pojedyncze naruszenie przepisów może skutkować nałożeniem kary, choć w praktyce urzędnicy biorą pod uwagę okoliczności zdarzenia, takie jak jednorazowość wykroczenia czy jego wpływ na budżet państwa.
Jak przebiega kontrola skarbowa?
Kontrole skarbowe są przeprowadzane w celu eliminacji tzw. „szarej strefy” i zapewnienia prawidłowego ewidencjonowania sprzedaży. Inspektorzy urzędów skarbowych mogą prowadzić zarówno zapowiedziane, jak i niezapowiedziane kontrole, obserwując przebieg transakcji w punktach handlowych. Jeśli zauważą, że sprzedaż nie została zaewidencjonowana na kasie fiskalnej lub nie wydano paragonu, mają prawo nałożyć mandat karny.
Co zrobić w przypadku nałożenia mandatu?
Sprzedawca, który otrzymał mandat, ma prawo odmówić jego przyjęcia. W takiej sytuacji sprawa jest kierowana na drogę postępowania sądowego. W ramach postępowania przygotowawczego zbierane są dowody, a podejrzany ma możliwość przedstawienia swoich wyjaśnień. Proces sądowy kończy się wydaniem wyroku, który może obejmować karę grzywny lub inne sankcje.
Jak unikać problemów z niewydaniem paragonu?
Aby uniknąć problemów związanych z niewydaniem paragonu, przedsiębiorcy powinni przestrzegać kilku podstawowych zasad:
- Regularnie sprawdzać działanie kasy fiskalnej i zgłaszać każdą usterkę do serwisu,
- Szkolenie pracowników w zakresie obsługi kas fiskalnych i obowiązków związanych z ewidencjonowaniem sprzedaży,
- Zapewnienie rezerwowej kasy fiskalnej na wypadek awarii głównego urządzenia,
- Dokładne przestrzeganie przepisów dotyczących wystawiania paragonów, w tym terminów ich wydania.
Warto również pamiętać, że paragon można wydać w formie elektronicznej, co jest wygodnym rozwiązaniem zarówno dla sprzedawców, jak i klientów.
Jakie są korzyści z wydawania paragonów?
Poprawnie wystawiony paragon to nie tylko obowiązek prawny, ale także korzyść dla obu stron transakcji. Dla sprzedawcy jest to dowód na uczciwe prowadzenie działalności i prawidłowe rozliczanie podatków. Dla klienta paragon stanowi potwierdzenie zakupu, które może być wykorzystane np. przy składaniu reklamacji.
Wydanie paragonu jest nie tylko obowiązkiem, ale również podstawą budowania zaufania między sprzedawcą a klientem oraz dowodem na uczciwe prowadzenie działalności gospodarczej.
Podsumowując, przestrzeganie przepisów dotyczących wydawania paragonów jest kluczowe dla uniknięcia kar i budowania pozytywnego wizerunku firmy. Warto pamiętać, że nawet drobne uchybienia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, dlatego należy dołożyć wszelkich starań, aby każda transakcja była prawidłowo udokumentowana.
Co warto zapamietać?:
- Obowiązek wydawania paragonów wynika z ustawy o VAT oraz Kodeksu karnego skarbowego; paragon jest kluczowy dla rozliczeń podatkowych.
- Paragon fiskalny musi zawierać m.in. napis „PARAGON FISKALNY”, dane sprzedawcy, datę i godzinę sprzedaży oraz nazwę towaru lub usługi.
- Niewydanie paragonu może skutkować karą grzywny do 25 799,40 zł za przestępstwo skarbowe lub od 430 zł do 86 000 zł za wykroczenie skarbowe.
- Mandat za niewydanie paragonu może być nałożony podczas kontroli skarbowej, na podstawie zgłoszenia klienta lub obserwacji inspektorów.
- Aby uniknąć problemów, przedsiębiorcy powinni regularnie sprawdzać kasy fiskalne, szkolić pracowników oraz przestrzegać przepisów dotyczących wydawania paragonów.
