Relacje B2B: przepisy, które warto znać

Współpraca w modelu B2B od lat stanowi atrakcyjną alternatywę dla klasycznego etatu, szczególnie w branżach wymagających elastyczności i wysokiej specjalizacji. Jednak od 2026 roku sytuacja ulegnie istotnym zmianom – w życie wejdą przepisy, które zasadniczo zmienią sposób kwalifikowania umów B2B. Państwowa Inspekcja Pracy otrzyma nowe narzędzia, a przedsiębiorcy będą musieli uważniej niż kiedykolwiek przyglądać się swojej dokumentacji i realiom współpracy.

Na czym polegają nowe przepisy dotyczące relacji B2B?

Nowelizacja przepisów, która zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku, radykalnie zmienia dotychczasowy sposób nadzoru nad współpracą opartą na umowach B2B. Najistotniejszą zmianą jest przyznanie Państwowej Inspekcji Pracy uprawnienia do wydawania decyzji administracyjnych stwierdzających istnienie stosunku pracy, bez potrzeby kierowania sprawy do sądu.

W praktyce oznacza to, że jeżeli inspektor PIP stwierdzi, iż dana relacja spełnia wszystkie kryteria stosunku pracy zawarte w art. 22 §1 Kodeksu pracy, będzie mógł samodzielnie, poprzez decyzję administracyjną, przekształcić kontrakt B2B w umowę o pracę. Taka decyzja jest natychmiast wykonalna – pracodawca nie może wstrzymać jej skutków, nawet jeśli zamierza się od niej odwołać.

Od 2026 roku to nie sąd, lecz inspektor PIP zadecyduje, czy umowa B2B jest rzeczywiście stosunkiem pracy – i zrobi to w drodze decyzji administracyjnej obowiązującej od razu.

Uprawnienia PIP a ciężar dowodu

Wraz z nowelizacją przepisów przesunięty zostanie ciężar dowodu. To nie inspektor będzie musiał wykazać, że B2B jest fikcyjne – to przedsiębiorca będzie musiał udowodnić, że relacja ma charakter niezależnej działalności gospodarczej. Klauzule w umowie nie wystarczą – konieczne będzie udokumentowanie realnego ryzyka gospodarczego, braku podporządkowania czy możliwości samodzielnego ustalania miejsca i czasu pracy.

Kiedy kontrakt B2B może zostać uznany za etat?

Podstawą do zakwestionowania kontraktu B2B będzie spełnienie przesłanek stosunku pracy wskazanych w Kodeksie pracy. PIP będzie analizować nie tyle treść umowy, co rzeczywisty sposób współpracy. Oznacza to, że nawet jeśli strony podpiszą poprawnie sformułowany kontrakt B2B, ale w praktyce relacja przypomina pracę etatową, inspektor może uznać ją za stosunek pracy.

Najczęściej oceniane będą następujące elementy:

• czy wykonawca świadczy usługi w stałych godzinach narzuconych przez firmę,
• czy pracuje w miejscu wskazanym przez zleceniodawcę,
• czy ma przełożonego, który wydaje polecenia,
• czy wykonuje pracę osobiście, bez możliwości zastępstwa,
• czy otrzymuje stałe wynagrodzenie niezależne od efektów,
• czy nie ponosi realnego ryzyka gospodarczego,
• czy nie ma innych klientów,
• czy korzysta ze sprzętu zleceniodawcy.

Jeśli kontraktor korzysta z firmowego e-maila, raportuje zadania i nie ma innych klientów – to nie jest niezależny przedsiębiorca, lecz ukryty pracownik.

Największe ryzyko – branże zdominowane przez B2B

Zmiany najmocniej dotkną sektory, w których współpraca B2B jest powszechnie stosowana – szczególnie branżę IT, marketing, doradztwo biznesowe oraz outsourcing usług. W tych obszarach relacje często mają cechy typowe dla etatu: praca w zespole, regularne spotkania, korzystanie z narzędzi klienta i brak realnej swobody działania.

Jakie będą konsekwencje decyzji PIP?

Decyzja inspektora PIP o przekształceniu kontraktu B2B w umowę o pracę niesie za sobą natychmiastowe i wielopoziomowe skutki prawne i finansowe. Pracodawca musi od razu zacząć traktować kontraktora jak pracownika etatowego i wdrożyć wszystkie obowiązki wynikające z Kodeksu pracy.

Najważniejsze konsekwencje dla przedsiębiorcy obejmują:

• konieczność opłacenia zaległych składek ZUS i podatków do 3 lat wstecz,
• wypłatę świadczeń pracowniczych, np. ekwiwalentu za urlop i dodatków za nadgodziny,
• ryzyko kar finansowych – grzywny z Kodeksu pracy do 30 000 zł,
• odrębne postępowania ze strony ZUS, KAS i urzędów skarbowych,
• potencjalne spory z wykonawcami o niewypłacone świadczenia.

Dla samego wykonawcy decyzja może oznaczać również korzyści: nabycie praw pracowniczych, wliczenie okresu współpracy do stażu pracy, zabezpieczenie ubezpieczeniowe i formalne uregulowanie zatrudnienia.

Wzmożona współpraca PIP, ZUS i KAS

W ramach reformy powstanie zintegrowany system wymiany danych pomiędzy PIP, ZUS i Krajową Administracją Skarbową. Urzędy będą analizować schematy ryzyka, np. zmasowane B2B w jednej firmie lub zaniżanie składek. Dzięki temu kontrole mają być bardziej trafne i skuteczne, a przedsiębiorcy nie będą mogli liczyć na to, że umowy B2B „ujdą na sucho” w razie wykrycia naruszeń.

Jak przygotować firmę do nowych przepisów?

W obliczu nadchodzących zmian kluczowe staje się przygotowanie organizacyjne i prawne. Ignorowanie ryzyka może prowadzić do lawiny konsekwencji – nie tylko finansowych, ale też kadrowych i reputacyjnych. Najważniejsze działania, jakie powinna podjąć każda firma, to:

• audyt wszystkich umów B2B i ich faktycznego wykonywania,
• aktualizacja wzorów umów – uwzględniających rezultat, możliwość podwykonawstwa i brak podporządkowania,
• wprowadzenie wewnętrznych procedur dokumentujących niezależność kontraktorów,
• szkolenia dla menedżerów i HR,
• opracowanie procedury na wypadek kontroli PIP,
• ocena finansowych skutków potencjalnych przekształceń.

Dokumentacja jako tarcza ochronna

W przypadku kontroli duże znaczenie będzie miała dokumentacja. Warto przygotować dowody na niezależność wykonawcy, takie jak:

• harmonogramy ustalane samodzielnie przez kontraktora,
• potwierdzenia świadczenia usług dla innych klientów,
• faktury wystawiane na różnych kontrahentów,
• korzystanie z własnego sprzętu i zasobów,
• brak wewnętrznej komunikacji firmowej (np. brak firmowego maila).

Jak chronić relację B2B przed przekształceniem?

Nie każda umowa B2B jest zagrożona. Tam, gdzie współpraca rzeczywiście ma charakter niezależnej działalności gospodarczej, ryzyko przekwalifikowania jest minimalne. Aby to wykazać, relacja musi być zgodna z poniższymi zasadami:

• kontraktor decyduje o czasie i miejscu pracy,
• może powierzać zadania podwykonawcom,
• ponosi ryzyko gospodarcze – np. brak zapłaty za źle wykonaną usługę,
• ma innych klientów i aktywnie promuje swoje usługi,
• rozliczenie następuje za rezultat, a nie za czas pracy.

Kiedy warto rozważyć przejście na UoP?

Jeśli obecna relacja B2B w rzeczywistości przypomina etat – warto rozważyć jej dobrowolne przekształcenie w umowę o pracę, zanim zrobi to inspektor. Choć może to oznaczać wzrost kosztów, w dłuższej perspektywie pozwala uniknąć znacznie poważniejszych konsekwencji.

Jakie zmiany dla samozatrudnionych?

Nowelizacja przepisów niesie również zmiany dla samozatrudnionych – pozytywne i negatywne. Osoby prowadzące działalność gospodarczą zyskają prawo do wliczania okresów pracy B2B do stażu pracy. Dzięki temu, po przejściu na etat, będą mogły skorzystać z:

• dłuższego urlopu wypoczynkowego,
• dodatków stażowych,
• odpraw i długich okresów wypowiedzenia,
• większego bezpieczeństwa socjalnego.

Z drugiej strony samozatrudnieni będą bardziej narażeni na przekwalifikowanie ich relacji na etat, jeśli nie będą potrafili wykazać niezależności. Dlatego warto już teraz zadbać o odpowiednią dokumentację i praktykę współpracy.

Co warto zrobić już teraz?

Samozatrudnieni powinni:

• gromadzić dokumenty potwierdzające samodzielność – faktury, umowy z różnymi klientami, harmonogramy,
• unikać współpracy wyłącznie z jednym podmiotem,
• działać na własnym sprzęcie i promować swoje usługi,
• w razie potrzeby skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.

Jakie sankcje grożą firmom od 2026 roku?

Nowe przepisy przewidują dotkliwe sankcje dla firm, które niewłaściwie kwalifikują relacje B2B. Oprócz obowiązku zapłaty zaległych składek i podatków, w grę wchodzą również:

• grzywny do 30 000 zł z Kodeksu pracy,
• odsetki od składek ZUS do 5 lat wstecz,
• ryzyko zakwestionowania odliczeń VAT,
• nakaz usunięcia nieprawidłowości w określonym terminie.

Warto podkreślić, że odpowiedzialność może zostać przypisana nie tylko firmie jako podmiotowi, ale także konkretnym osobom zarządzającym – np. członkom zarządu, dyrektorom czy kierownikom działów.

Jak ograniczyć ryzyko przekwalifikowania B2B?

Bezpieczny model współpracy wymaga wdrożenia czterech kluczowych filarów:

1. Audyt umów – regularna weryfikacja zapisów i zgodności z praktyką.
2. Nowe wzory kontraktów – dostosowane do wymogów PIP i Kodeksu pracy.
3. Dowody niezależności – gromadzenie dokumentów i procedur pokazujących samodzielność wykonawców.
4. Strategiczne decyzje – świadome przejście na etat tam, gdzie B2B nie da się obronić.

Dzięki tym działaniom firmy mogą nie tylko uniknąć sankcji, ale także uporządkować model współpracy i zyskać większą przewidywalność w relacjach biznesowych.

Co warto zapamietać?:

• Nowe przepisy dotyczące umów B2B wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku, dając PIP uprawnienia do przekształcania kontraktów B2B w umowy o pracę bez potrzeby sądowego postępowania.
• Ciężar dowodu przesunięty na przedsiębiorców – to oni muszą udowodnić, że relacja ma charakter niezależnej działalności gospodarczej.
• Najczęściej oceniane elementy relacji B2B to: stałe godziny pracy, miejsce pracy, podporządkowanie, wynagrodzenie oraz ryzyko gospodarcze.
• Konsekwencje przekształcenia umowy B2B w etat obejmują m.in. zaległe składki ZUS, wypłatę świadczeń pracowniczych oraz ryzyko kar finansowych do 30 000 zł.
• Firmy powinny przeprowadzić audyt umów B2B, aktualizować wzory umów oraz gromadzić dokumentację potwierdzającą niezależność kontraktorów, aby zminimalizować ryzyko przekwalifikowania.