Wielu pracowników zatrudnionych na czas określony zbliżając się do końca umowy, zastanawia się, czy mogą liczyć na jej przedłużenie lub przynajmniej wcześniejsze poinformowanie o zakończeniu współpracy. To pytanie nie jest jedynie teoretyczne – dotyczy realnych skutków dla ich życia zawodowego i osobistego. W artykule poniżej wyjaśniamy, czy pracodawca ma obowiązek informować o nieprzedłużeniu umowy oraz jakie są konsekwencje braku takiej informacji.
Czy pracodawca musi poinformować o nieprzedłużeniu umowy?
Obecnie w Polsce, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca nie ma obowiązku informowania pracownika o nieprzedłużeniu umowy o pracę na czas określony. Art. 30 § 1 pkt 4 wyraźnie stanowi, że taka umowa rozwiązuje się z upływem okresu, na jaki została zawarta, bez konieczności składania jakiegokolwiek wypowiedzenia czy zawiadomienia.
Oznacza to, że pracodawca może poinformować pracownika nawet ostatniego dnia trwania umowy, że nie będzie ona kontynuowana. Nie narusza w ten sposób żadnych przepisów prawa pracy. Takie literalne podejście do tematu wynika z obowiązującego stanu prawnego i potwierdzone zostało oficjalnie przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację poselską nr 18288 z 2018 roku.
Brak obowiązku prawnego nie oznacza jednak, że brak informacji jest dobrym zwyczajem organizacyjnym. Wręcz przeciwnie – może prowadzić do poważnych zakłóceń w życiu zawodowym pracownika.
Jakie są skutki braku wcześniejszego powiadomienia?
Brak wcześniejszej informacji o nieprzedłużeniu umowy może wywołać szereg konsekwencji, zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Z punktu widzenia zatrudnionego, niespodziewane zakończenie umowy oznacza brak czasu na przygotowanie się do zmiany – zarówno pod względem finansowym, jak i organizacyjnym.
W szczególnie trudnej sytuacji znajdują się osoby, które:
- są jedynymi żywicielami rodziny,
Dla nich brak stabilności zatrudnienia może oznaczać poważne problemy: od opóźnień w opłatach mieszkaniowych, przez utratę płynności finansowej, aż po ryzyko zadłużenia czy bezdomności. Z kolei dla pracodawców taka praktyka może oznaczać spadek morale wśród załogi, utratę reputacji i wzrost rotacji pracowników.
Czy są wyjątki, w których informowanie jest wymagane?
Chociaż przepisy nie nakładają na pracodawcę ogólnego obowiązku informowania o nieprzedłużeniu umowy, istnieją sytuacje, w których taka informacja może być wymagana – najczęściej pośrednio. Dotyczy to zwłaszcza przypadków, gdy:
- umowa zawarta jest na czas określony przekraczający 6 miesięcy,
- jest to trzecia umowa z rzędu z tym samym pracownikiem,
- pracownik znajduje się pod szczególną ochroną (np. kobieta w ciąży, osoba w wieku przedemerytalnym),
- pracownik złożył wniosek o zmianę formy zatrudnienia przed końcem umowy.
W takich przypadkach nieprzedłużenie umowy bez wcześniejszego poinformowania może być zakwestionowane jako naruszenie zasady równego traktowania lub niedozwolone obchodzenie przepisów o zatrudnieniu na czas nieokreślony.
Czy są kraje, w których istnieje taki obowiązek?
W niektórych krajach Unii Europejskiej obowiązują bardziej rozbudowane mechanizmy ochrony pracownika. W Holandii oraz Portugalii pracodawcy są zobowiązani do poinformowania pracownika o nieprzedłużeniu umowy najpóźniej na miesiąc przed jej wygaśnięciem. W przypadku niewywiązania się z tego obowiązku – pracownikowi przysługuje odszkodowanie.
W Holandii, jeżeli zawiadomienie o nieprzedłużeniu nie zostanie przekazane w odpowiednim terminie, pracownik może domagać się odszkodowania w wysokości miesięcznego wynagrodzenia. Odszkodowanie to jest proporcjonalne, jeśli zawiadomienie zostało dostarczone z opóźnieniem mniejszym niż miesiąc.
Forma zawiadomienia
W krajach takich jak Holandia, zawiadomienie musi mieć formę pisemną i liczy się data jego otrzymania przez pracownika, a nie data wysłania. Ustne powiadomienie nie jest wystarczające i może skutkować koniecznością wypłaty odszkodowania, nawet jeśli pracownik był świadomy sytuacji.
Co istotne, nawet informacja o przedłużeniu umowy musi zostać przekazana odpowiednio wcześniej – w przeciwnym razie również może skutkować roszczeniami ze strony pracownika.
Jakie zmiany są postulowane w Polsce?
W Polsce temat ten powraca regularnie w debacie publicznej. Najnowsza inicjatywa – obywatelska petycja nr 53-2025 – postuluje wprowadzenie obowiązku informowania pracownika z co najmniej 21-dniowym wyprzedzeniem o decyzji dotyczącej nieprzedłużenia umowy.
Autorka wniosku, posłanka Marta Stożek, zwraca uwagę, że brak takiej regulacji powoduje stan prawnej niepewności, utrudnia racjonalne planowanie kariery zawodowej i może prowadzić do poważnych problemów życiowych, szczególnie u osób w trudnej sytuacji społecznej. Wprowadzenie obowiązku informacyjnego miałoby również pozytywny wpływ na stabilność zatrudnienia i obniżenie kosztów społecznych wynikających z nagłej utraty pracy.
Co może zrobić pracownik, gdy nie otrzyma informacji?
Jeśli umowa o pracę dobiega końca, a pracownik nie został poinformowany o jej losie, może podjąć kilka działań:
- skontaktować się z przełożonym lub działem HR z zapytaniem o plany dotyczące dalszego zatrudnienia,
- wystosować pisemne zapytanie e-mailowe lub listowne,
- zabezpieczyć dokumentację (umowę, e-maile, notatki ze spotkań),
- jeśli podejrzewa naruszenie przepisów, zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy,
- skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
Dzięki temu pracownik może lepiej przygotować się do ewentualnych kroków prawnych lub negocjacji z przyszłym pracodawcą. Warto pamiętać, że w Polsce brak informacji nie daje podstawy do roszczenia odszkodowawczego, chyba że związany jest z naruszeniem przepisów antydyskryminacyjnych lub zasad współżycia społecznego.
Dlaczego warto wcześniej rozmawiać o przyszłości zatrudnienia?
Choć prawo na ten moment nie wymusza takiej rozmowy, z punktu widzenia pracownika warto wcześnie poruszyć temat dalszej współpracy. Negocjacje można rozpocząć nawet na miesiąc przed zakończeniem umowy, a ich celem powinno być uzyskanie jasnej deklaracji ze strony pracodawcy.
W przygotowaniu do rozmowy warto:
- przygotować listę osiągnięć i wkładu w rozwój firmy,
- zebrać dane o sytuacji rynkowej i ofertach pracy w branży,
- przemyśleć alternatywne scenariusze (np. przejście na umowę cywilnoprawną lub samozatrudnienie),
- zaproponować elastyczne rozwiązania (np. praca hybrydowa, zmiana stanowiska).
Taka postawa pokazuje zaangażowanie i gotowość do dalszej współpracy, co może zwiększyć szanse na przedłużenie umowy.
Jakie działania warto podjąć jako pracodawca?
Z perspektywy pracodawcy, nawet jeśli prawo nie wymaga informowania o nieprzedłużeniu umowy, warto to robić – chociażby ze względu na budowanie kultury zaufania i odpowiedzialności. Transparentna komunikacja to fundament dobrych relacji zawodowych.
Oto kilka rekomendacji dla pracodawców:
- prowadzenie regularnych ocen okresowych, w trakcie których można poruszyć temat przedłużenia umowy,
- przekazywanie informacji najpóźniej 2–3 tygodnie przed końcem umowy,
- zapewnienie pisemnego potwierdzenia decyzji kadrowej,
- konsultowanie trudnych przypadków z działem prawnym lub HR,
- analiza konsekwencji wizerunkowych i organizacyjnych nieprzedłużenia umowy.
Dzięki tym działaniom można zminimalizować ryzyko sporów oraz budować pozytywny wizerunek firmy jako odpowiedzialnego i etycznego pracodawcy.
Co warto zapamietać?:
- Pracodawca w Polsce nie ma obowiązku informowania pracownika o nieprzedłużeniu umowy o pracę na czas określony, co potwierdza Kodeks pracy.
- Brak wcześniejszego powiadomienia o zakończeniu umowy może prowadzić do poważnych problemów finansowych i organizacyjnych dla pracownika.
- Istnieją wyjątki, w których informowanie o nieprzedłużeniu umowy może być wymagane, np. przy umowach dłuższych niż 6 miesięcy lub w przypadku szczególnej ochrony pracownika.
- W niektórych krajach UE, takich jak Holandia i Portugalia, pracodawcy są zobowiązani do wcześniejszego informowania pracowników o nieprzedłużeniu umowy, co wiąże się z możliwością odszkodowania.
- Pracownicy powinni proaktywnie rozmawiać z pracodawcą o przyszłości zatrudnienia, a pracodawcy powinni dążyć do transparentnej komunikacji, aby budować zaufanie i odpowiedzialność w relacjach zawodowych.
