Kontrola w małej firmie może wydawać się stresującym doświadczeniem, ale odpowiednie przygotowanie pozwala podejść do niej z większym spokojem. Właściciele i menadżerowie małych przedsiębiorstw powinni wiedzieć, czego spodziewać się podczas kontroli oraz jak skutecznie się do niej przygotować. W tym artykule znajdziesz szczegółowe porady i informacje, które pomogą ci przetrwać każdą kontrolę – niezależnie od jej rodzaju.
Jakie kontrole mogą spotkać małą firmę?
Mała firma, niezależnie od branży i liczby zatrudnianych pracowników, może być objęta różnymi formami nadzoru zewnętrznego. Najczęściej są to kontrole przeprowadzane przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP), ale również przez Urząd Skarbowy, ZUS, Sanepid, PANA czy organy ochrony środowiska.
W przypadku firm audytorskich szczególną uwagę należy zwrócić na kontrole jakości prowadzone przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego (PANA). Wymagają one przestrzegania nowoczesnych standardów zarządzania jakością, w tym Krajowego Standardu Kontroli Jakości 1 (KSKJ 1) oraz KSKJ 2 i zmodyfikowanego KSB 220.
Warto mieć świadomość, że każda z tych instytucji kontroluje inne aspekty działalności firmy:
- PIP – warunki pracy, BHP, czas pracy, wynagrodzenia, formy zatrudnienia, dokumentacja pracownicza,
- Urząd Skarbowy – poprawność rozliczeń podatkowych, ewidencja przychodów i kosztów,
- ZUS – zgłoszenia do ubezpieczeń, deklaracje, składki,
- PANA – system zarządzania jakością, procedury audytowe, dokumentacja badań sprawozdań finansowych,
- Sanepid – warunki sanitarne i higieniczne, szczególnie w branży gastronomicznej i usługowej.
Co sprawdza Państwowa Inspekcja Pracy?
Inspektorzy PIP koncentrują się głównie na przestrzeganiu przepisów prawa pracy. Dotyczy to zarówno dużych zakładów przemysłowych, jak i jednoosobowych działalności zatrudniających kilku pracowników. W 2026 roku wzrosła liczba kontroli w sektorze MŚP, co wynika m.in. z nowych uprawnień przyznanych inspektorom.
Najczęstsze obszary poddawane kontroli to:
- Warunki BHP, w tym dostęp do środków ochrony indywidualnej i szkolenia,
- Forma zatrudnienia – zgodność rodzaju umowy z charakterem wykonywanej pracy,
- Czas pracy i ewidencja – sposób rejestrowania godzin, nadgodziny, przerwy,
- Wynagrodzenia – terminowość wypłat, prawidłowość naliczeń,
- Przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi – istnienie procedur i ich stosowanie.
Brak dokumentacji lub nieprawidłowo prowadzone rejestry to jedne z najczęstszych przyczyn nałożenia kar finansowych przez PIP.
Jak przygotować dokumentację przed kontrolą?
Dokumentacja to podstawa każdej kontroli. Najlepszym podejściem jest utrzymywanie jej w pełnym porządku niezależnie od faktu, czy spodziewamy się wizyty inspektora. W małych firmach często brakuje dedykowanego działu HR, dlatego to właściciel lub menadżer odpowiada za kompletność i aktualność dokumentów.
Przed kontrolą PIP warto mieć przygotowane:
- umowy o pracę i cywilnoprawne,
- ewidencję czasu pracy (również w formie elektronicznej),
- regulamin pracy (jeśli jest wymagany),
- dokumentację BHP (szkolenia, instrukcje stanowiskowe, zaświadczenia),
- potwierdzenia wypłat wynagrodzeń i listy płac.
W przypadku firm audytorskich dodatkowo należy przygotować dokumentację związaną z systemem zarządzania jakością (SZJ) oraz ewentualne formularze i notatki z przeglądów jakościowych zleceń.
Jak przygotować system zarządzania jakością do kontroli?
Firmy audytorskie, nawet jednoosobowe, mają obowiązek wdrożenia i utrzymywania systemu zarządzania jakością zgodnego z KSKJ 1. W 2026 roku obowiązują już również KSKJ 2 i KSB 220 (Z), które rozszerzają wymagania m.in. o kontrolę jakości wykonania zlecenia.
Właściwe przygotowanie obejmuje:
- opracowanie dokumentacji SZJ – polityki, procedury, formularze,
- wdrożenie macierzy ryzyk i ich cykliczne przeglądy,
- przeprowadzanie corocznej oceny systemu – zgodnie z §53 KSKJ 1,
- zastosowanie formularzy PIBR dostosowanych do profilu działalności firmy,
- określenie kryteriów angażowania kontrolera jakości wykonania zlecenia (KJWZ).
Kiedy potrzebny jest kontroler jakości?
Nie zawsze konieczne jest powoływanie osoby z zewnątrz. W przypadku jednostek niebędących JZP (jednostkami zainteresowania publicznego), firma audytorska może samodzielnie określić, dla których badań będzie stosować kontrolę jakości. Przykładowo – tylko dla nowych klientów lub pierwszych badań danego podmiotu.
Jednak kontrola jakości zlecenia musi być przeprowadzona w przypadku:
- badań JZP i jednostek notowanych na GPW (w tym NewConnect i Catalyst),
- zleceń o podwyższonym ryzyku jakości,
- gdy firma sama uzna to za stosowne na podstawie przyjętych kryteriów.
Jak prowadzić monitoring okresowy?
System zarządzania jakością wymaga nie tylko wdrożenia, ale także ciągłego monitorowania. W praktyce oznacza to analizowanie, czy procedury działają poprawnie, czy personel zna swoje obowiązki oraz czy podejmowane działania przeciwdziałają ryzykom jakości.
W tym celu warto stosować m.in.:
- listy kontrolne zakończonych zleceń,
- notatki ze spotkań zespołu wykonującego zlecenie,
- oceny pracy członków zespołu,
- formularze zgłoszenia rozbieżności opinii,
- formularze oceny niezależności biegłych rewidentów.
Jak przygotować zespół na kontrolę?
Oprócz dokumentów i procedur równie ważne jest przygotowanie ludzi. Nawet w małych firmach pracownicy powinni wiedzieć, czego mogą się spodziewać i jak zachować się podczas kontroli. Dotyczy to zarówno działu księgowości, jak i osoby odpowiedzialnej za kadry, a w przypadku firm audytorskich – także całego zespołu realizującego badania sf.
Podstawowe działania przygotowujące zespół:
- przeprowadzenie krótkiego szkolenia lub spotkania informacyjnego,
- przygotowanie jednej osoby do kontaktów z inspektorem,
- przypomnienie zasad udzielania informacji – powoływanie się na dokumentację, unikanie spekulacji,
- zapewnienie dostępu do wymaganych danych i dokumentów.
Jak prowadzić komunikację z inspektorem?
Najlepiej przyjąć postawę otwartości i rzeczowości. Inspektorzy oczekują pełnej współpracy, nie zaś oporu czy prób ukrywania danych. Warto zachować spokój, odpowiadać konkretnie i z szacunkiem. W przypadku wątpliwości – lepiej sięgnąć po dokumenty niż udzielać niepewnej odpowiedzi.
Pełna i uporządkowana dokumentacja, przeszkolony zespół i gotowość do współpracy to fundamenty pozytywnego wyniku kontroli.
Jak uniknąć problemów podczas kontroli?
Największym błędem jest traktowanie kontroli jako jednorazowego wydarzenia. Rzetelne przygotowanie to proces ciągły, który powinien być częścią codziennego funkcjonowania firmy. Właśnie dlatego warto wdrożyć polityki i procedury nie tylko na papierze, ale też w praktyce.
Oto kilka działań, które minimalizują ryzyko negatywnej oceny:
- regularne przeglądy dokumentacji,
- wdrożenie prostych formularzy i list kontrolnych,
- cykliczne szkolenia pracowników,
- ewaluacja przyjętych polityk i ich aktualizacja,
- monitoring ryzyk jakości z wykorzystaniem macierzy ryzyka.
Jak wykorzystać dostępne narzędzia i opracowania?
Małe firmy audytorskie mają dziś dostęp do wielu gotowych materiałów, które pomagają spełnić wymagania KSKJ. Przykładowa dokumentacja SWKJ/SZJ opracowana przez PIBR to jedno z takich narzędzi – zawiera formularze, polityki, procedury, a nawet przykładową macierz ryzyka.
Dokumentacja ta może być:
- adaptowana do potrzeb konkretnej firmy,
- wzbogacona o własne formularze i procedury,
- wsparta szkoleniem online organizowanym przez PIBR,
- regularnie aktualizowana w oparciu o uwagi PANA.
Warto korzystać również z dedykowanej strony internetowej PIBR, gdzie znajdują się aktualizacje, sprawozdania z kontroli tematycznych oraz zestawienia najczęstszych błędów.
Co robić po zakończeniu kontroli?
Niezależnie od wyniku kontroli, warto przeprowadzić wewnętrzną analizę jej przebiegu. Pozwoli to zidentyfikować słabe punkty organizacji i wprowadzić niezbędne korekty. Jeśli kontrola zakończyła się zaleceniami, firma powinna jak najszybciej wdrożyć środki naprawcze i poinformować o tym organ kontrolujący.
Warto również zarchiwizować całą dokumentację związaną z kontrolą: notatki, pisma, protokoły, korespondencję i własne wnioski. Taka dokumentacja może być przydatna przy kolejnych kontrolach lub w przypadku odwołań.
Co warto zapamietać?:
- Małe firmy mogą być kontrolowane przez różne instytucje, takie jak PIP, Urząd Skarbowy, ZUS, PANA oraz Sanepid, każda z nich sprawdza inne aspekty działalności.
- Przygotowanie dokumentacji przed kontrolą powinno obejmować umowy o pracę, ewidencję czasu pracy, regulamin pracy, dokumentację BHP oraz potwierdzenia wypłat wynagrodzeń.
- Firmy audytorskie muszą wdrożyć system zarządzania jakością zgodny z KSKJ 1, KSKJ 2 oraz KSB 220, co wymaga opracowania odpowiedniej dokumentacji i procedur.
- Przygotowanie zespołu do kontroli powinno obejmować szkolenia, wyznaczenie osoby do kontaktu z inspektorem oraz przypomnienie zasad udzielania informacji.
- Regularne przeglądy dokumentacji, cykliczne szkolenia pracowników oraz monitoring ryzyk jakości to kluczowe działania minimalizujące ryzyko negatywnej oceny podczas kontroli.
