Przechowywanie dokumentów firmowych to obowiązek, z którym musi zmierzyć się każdy przedsiębiorca – bez względu na wielkość firmy czy branżę. Wbrew pozorom nie wystarczy jedynie gromadzić dokumenty – trzeba wiedzieć, jakie, jak długo i w jakiej formie. Ten przewodnik odpowiada na wszystkie pytania związane z archiwizacją dokumentów w firmie.
Jakie dokumenty trzeba przechowywać w firmie?
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością dokumentowania niemal każdego aspektu funkcjonowania firmy. Obowiązek ten nie wynika wyłącznie z potrzeby wewnętrznej kontroli, ale przede wszystkim z przepisów prawa podatkowego, pracy i ubezpieczeń społecznych. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować karami finansowymi lub problemami przy kontrolach.
W dokumentacji firmowej wyróżnić można kilka głównych kategorii, które różnią się zarówno charakterem, jak i obowiązkiem przechowywania:
- dokumenty księgowe i podatkowe,
- akta pracownicze i kadrowe,
- dokumenty ZUS,
- umowy cywilnoprawne i handlowe,
- korespondencja firmowa i dokumenty pomocnicze.
Każdy z tych rodzajów dokumentów regulowany jest odrębnymi przepisami, które określają minimalny okres ich przechowywania. Warto mieć świadomość, że nawet po likwidacji działalności obowiązki w tym zakresie nie ustają.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty księgowe i podatkowe?
Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, dokumenty księgowe należy przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Okres ten wynosi co do zasady 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Księgi rachunkowe i KPiR
Przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) muszą przechowywać je razem z dokumentami źródłowymi, takimi jak faktury, noty księgowe czy raporty z kas fiskalnych. Dotyczy to również ewidencji środków trwałych, rejestrów VAT i kilometrówek.
Przykład: dokumentacja dotycząca podatku dochodowego za 2024 rok, którego termin płatności upływa w 2025 roku, musi być przechowywana do końca 2030 roku. Analogicznie wygląda sytuacja z dokumentacją dotyczącą podatku VAT.
Deklaracje podatkowe i ewidencje
Wszystkie deklaracje PIT, CIT oraz rejestry i ewidencje podatkowe również podlegają pięcioletniemu okresowi przechowywania. W tym czasie organy skarbowe mogą żądać wglądu do dokumentów w ramach kontroli lub postępowań wyjaśniających.
W przypadku zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia, okres przechowywania dokumentów może się wydłużyć nawet o kilka lat.
Jak długo trzeba przechowywać dokumentację ZUS?
Dokumenty zgłoszeniowe, rozliczeniowe i płatnicze przekazywane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych również objęte są obowiązkiem archiwizacji. Standardowy okres przechowywania takich dokumentów to 5 lat, licząc od dnia ich przekazania do jednostki organizacyjnej ZUS.
Dokumenty ZUS sprzed i po 2012 roku
W przypadku dokumentów ZUS przekazanych przed 1 stycznia 2012 roku, obowiązuje 10-letni okres przechowywania. Po tej dacie – okres ten skrócono do 5 lat. Dotyczy to m.in. deklaracji DRA, RCA, RSA, RZA oraz korekt tych dokumentów.
Warto pamiętać, że dokumenty te często zawierają dane osobowe, dlatego muszą być przechowywane z zachowaniem zasad zgodnych z RODO.
Jakie dokumenty kadrowe trzeba przechowywać?
Dokumentacja kadrowa jest jedną z najbardziej rozbudowanych i wrażliwych części archiwum firmowego. Obejmuje nie tylko umowy o pracę, ale całość akt osobowych i dokumentacji dotyczącej przebiegu zatrudnienia, wynagrodzeń, zwolnień czy urlopów.
Okres przechowywania dokumentów pracowniczych
Obowiązują dwa podstawowe okresy przechowywania akt osobowych:
- 10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku (pod warunkiem przekazania raportu ZUS RIA),
- 50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku oraz w niektórych przypadkach między 1999 a 2018 rokiem.
Dla pracodawców, którzy nie przesłali raportu informacyjnego do ZUS, obowiązuje pełny 50-letni okres przechowywania. E-akta mogą być przechowywane w formie cyfrowej, ale muszą spełniać rygorystyczne normy bezpieczeństwa.
Rodzaje dokumentów kadrowych
W firmie należy przechowywać m.in.:
- umowy o pracę, zlecenie, dzieło,
- akta osobowe (części A, B, C, D, E),
- listy płac i karty wynagrodzeń,
- zgłoszenia do ZUS i deklaracje rozliczeniowe,
- ewidencję czasu pracy, urlopów i zwolnień,
- protokoły rozwiązania umowy, świadectwa pracy.
Wszystkie te dokumenty muszą być przechowywane w sposób bezpieczny, zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych.
Jak długo należy przechowywać umowy i dokumenty cywilnoprawne?
Umowy zawarte z kontrahentami i klientami – zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej – należy przechowywać przez co najmniej 3 lata, co odpowiada okresowi przedawnienia roszczeń wynikających z prowadzenia działalności gospodarczej.
Dotyczy to również dokumentów pośrednich, takich jak:
- korespondencja mailowa,
- zrzuty ekranów z komunikatorów,
- potwierdzenia przelewów,
- notatki służbowe.
Przechowywanie takich dokumentów nie jest obowiązkiem wynikającym z przepisów, ale stanowi zabezpieczenie interesów firmy w razie sporów sądowych lub reklamacyjnych.
Gdzie i jak przechowywać dokumenty firmowe?
Dokumenty można przechowywać w siedzibie firmy, jej oddziale lub miejscu wykonywania działalności gospodarczej. Ważne, aby było to miejsce bezpieczne, chronione przed dostępem osób nieupoważnionych i uszkodzeniami fizycznymi.
Zasady archiwizacji
Dokumenty powinny być uporządkowane według okresów rozliczeniowych i rodzaju. Dobrą praktyką jest oznaczanie segregatorów i teczek oraz korzystanie z kartonów archiwizacyjnych do przechowywania starszych dokumentów.
Warto też stosować podział dokumentacji na:
- bieżącą – dostępną na co dzień,
- archiwalną – przechowywaną zgodnie z wymogami prawa,
- do zniszczenia – po upływie okresu przechowywania.
Jak przechowywać dokumenty w formie elektronicznej?
Coraz więcej firm decyduje się na digitalizację dokumentów. Przepisy pozwalają na przechowywanie wielu akt w formie elektronicznej, pod warunkiem zachowania ich autentyczności, integralności i czytelności.
W dokumentach elektronicznych należy zapewnić:
- możliwość odczytu przez cały wymagany okres,
- dostępność dla uprawnionych osób,
- bezpieczeństwo przed nieuprawnionym dostępem,
- metadane identyfikujące źródło i autora dokumentu.
Najlepszym rozwiązaniem jest system archiwizacji cyfrowej, który ułatwia zarówno przechowywanie, jak i szybkie przeszukiwanie dokumentów.
Co zrobić z dokumentami po upływie okresu przechowywania?
Po zakończeniu ustawowego okresu przechowywania dokumentów, przedsiębiorca ma obowiązek je zniszczyć. Dokumenty muszą być zniszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie, szczególnie jeśli zawierają dane osobowe.
Jak bezpiecznie zniszczyć dokumenty?
Można to zrobić samodzielnie za pomocą niszczarki lub zlecić profesjonalnej firmie. W przypadku większych przedsiębiorstw, które przechowują setki kilogramów dokumentów, zewnętrzne firmy archiwizacyjne oferują również usługę nagrywania procesu niszczenia na życzenie klienta.
Po zniszczeniu dokumentów warto sporządzić protokół likwidacyjny – zawierający listę dokumentów, datę zniszczenia i osoby odpowiedzialne.
Czy dokumenty trzeba przechowywać po likwidacji firmy?
Tak. Zakończenie działalności gospodarczej nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentów. Przedsiębiorca musi wskazać miejsce ich składowania – może to być archiwum zewnętrzne lub biuro rachunkowe.
Jeśli firma zatrudniała pracowników, obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej nadal obowiązuje, a niedopełnienie tego wymogu może skutkować sankcjami.
Jakie są najczęstsze błędy w przechowywaniu dokumentacji?
Wielu przedsiębiorców popełnia błędy wynikające z nieznajomości przepisów lub braku systematyczności. Do najczęstszych należą:
- przechowywanie dokumentów zbyt krótko,
- brak uporządkowania dokumentów,
- niewłaściwe zabezpieczenie danych osobowych,
- przechowywanie dokumentacji w nieodpowiednich warunkach,
- brak protokołów z niszczenia dokumentów.
Aby uniknąć tych błędów, warto wdrożyć procedury archiwizacji i skorzystać z usług specjalistycznych firm.
Co warto zapamietać?:
- Obowiązkowe kategorie dokumentów do przechowywania: księgowe, kadrowe, ZUS, umowy cywilnoprawne oraz korespondencja firmowa.
- Okres przechowywania dokumentów księgowych wynosi zazwyczaj 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Dokumenty kadrowe muszą być przechowywane przez 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 2019 roku oraz 50 lat dla tych zatrudnionych przed 1999 rokiem.
- Umowy cywilnoprawne należy przechowywać przez co najmniej 3 lata, co odpowiada okresowi przedawnienia roszczeń.
- Po upływie okresu przechowywania dokumenty muszą być zniszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie, a przedsiębiorca powinien sporządzić protokół likwidacyjny.
