Freelancer w Polsce to coraz bardziej popularna forma pracy, ale też wiąże się z szeregiem obowiązków wobec urzędu skarbowego. Choć daje niezależność i elastyczność, nie zwalnia z odpowiedzialności podatkowej. Jakie więc ciążą na nim obowiązki i jak się z nich wywiązać?
Jakie formy działalności może przyjąć freelancer?
Freelancerzy w Polsce mogą działać w różnych formach prawnych, w zależności od skali i charakteru swojej pracy. Najczęściej wybierają jednoosobową działalność gospodarczą lub pracują na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa o dzieło czy umowa zlecenie. Istnieje również możliwość świadczenia usług bez zakładania firmy – w ramach tzw. działalności nierejestrowanej.
Opcja działalności nierejestrowanej jest dostępna dla osób, które nie przekraczają miesięcznego limitu przychodu – w 2026 roku wynosi on 75% minimalnego wynagrodzenia, czyli 3499,50 zł brutto. Osoby działające w ten sposób nie muszą rejestrować firmy w CEIDG ani opłacać składek ZUS, ale muszą prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży oraz rozliczać rocznie przychody w formularzu PIT-36.
Freelancer, niezależnie od formy działania, ma obowiązek samodzielnie rozliczać się z urzędem skarbowym – zarówno z podatku dochodowego, jak i ewentualnie z VAT.
Umowa o dzieło i umowa zlecenie
Jedną z najprostszych form współpracy dla freelancera jest umowa o dzieło. Charakteryzuje się osiągnięciem konkretnego efektu – np. wykonanie projektu graficznego czy napisanie tekstu. Umowa ta nie wiąże się z obowiązkiem opłacania składek ZUS (chyba że wykonawca jest jednocześnie zatrudniony na etacie u tego samego zleceniodawcy).
Z kolei umowa zlecenie dotyczy czynności powtarzalnych i cyklicznych. W tym przypadku freelancer podlega ubezpieczeniom społecznym, a składki ZUS są odprowadzane przez zleceniodawcę. W obu przypadkach firma wypłacająca wynagrodzenie ma obowiązek wystawić PIT-11, który stanowi podstawę do rocznego rozliczenia podatkowego freelancera.
Współpraca B2B
Freelancerzy, którzy chcą działać na większą skalę, często decydują się na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Wówczas współpraca z klientami odbywa się na zasadach B2B – czyli business-to-business. Taka forma współpracy daje możliwość odliczania kosztów uzyskania przychodu, korzystania z ulg podatkowych oraz większej elastyczności w ustalaniu warunków współpracy.
Działając jako przedsiębiorca, freelancer musi jednak pamiętać o obowiązku:
- prowadzenia ewidencji księgowej (KPiR lub ewidencja ryczałtowa),
- składania deklaracji podatkowych (PIT, VAT),
- opłacania składek ZUS,
- archiwizacji dokumentów przez minimum 5 lat.
Jakie są obowiązki podatkowe freelancera?
Głównym obowiązkiem freelancera wobec urzędu skarbowego jest zapłata podatku dochodowego. Forma i sposób opodatkowania zależą od wybranej formy działalności. Freelancerzy prowadzący działalność gospodarczą mają do wyboru trzy opcje: skalę podatkową, podatek liniowy lub ryczałt ewidencjonowany.
Dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej, przychody z tytułu umowy o dzieło czy zlecenia są rozliczane w rocznym zeznaniu PIT-36 lub PIT-37. W przypadku działalności nierejestrowanej obowiązuje rozliczenie na podstawie PIT-36, bez możliwości uwzględniania kosztów uzyskania przychodu – wyjątkiem są koszty bezpośrednie, jak np. zakup materiałów.
Freelancer musi pamiętać o terminowym składaniu zeznań podatkowych oraz dokumentowaniu wszystkich przychodów i kosztów – niezależnie od formy działania.
Rozliczenie VAT
Freelancer, który prowadzi działalność gospodarczą, może być czynnym podatnikiem VAT, jeśli jego roczny obrót przekroczy 200 000 zł. Istnieje możliwość skorzystania ze zwolnienia z VAT (podmiotowego lub przedmiotowego), jednak niektóre branże są z tego wykluczone – np. usługi doradcze czy prawnicze.
W przypadku rejestracji do VAT, freelancer zobowiązany jest do:
- wystawiania faktur z VAT,
- prowadzenia rejestru sprzedaży i zakupów VAT,
- składania miesięcznych lub kwartalnych deklaracji JPK_VAT.
Kiedy freelancer musi opłacać składki ZUS?
Obowiązek opłacania ZUS przez freelancera zależy od formy działalności. Osoby prowadzące działalność gospodarczą są zobligowane do comiesięcznego odprowadzania składek, które w 2026 roku wynoszą ponad 1600 zł miesięcznie (pełny ZUS). Początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg – przez pierwsze 6 miesięcy zwolnienie z opłacania składek społecznych, a przez kolejne 24 miesiące tzw. mały ZUS.
Freelancerzy działający na podstawie umowy o dzieło nie mają obowiązku opłacania składek ZUS, o ile nie mają innych tytułów do ubezpieczenia. W przypadku umowy zlecenia, składki są obowiązkowe i odprowadzane przez zleceniodawcę.
Działalność nierejestrowana
Freelancerzy działający w ramach działalności nierejestrowanej nie muszą płacić składek ZUS, co czyni tę formę atrakcyjną na początek drogi zawodowej. Należy jednak pamiętać, że:
- brak opłacania składek oznacza brak ubezpieczenia zdrowotnego i emerytalnego,
- przekroczenie limitu przychodów powoduje obowiązek rejestracji działalności gospodarczej,
- obowiązuje coroczne rozliczenie przychodów w PIT-36.
Jakie dokumenty musi wystawiać freelancer?
W zależności od formy działania, freelancer może wystawiać różne dokumenty potwierdzające wykonanie usługi. Najczęściej są to faktury, rachunki lub umowy. W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej konieczne jest wystawianie faktur VAT lub bez VAT (w przypadku zwolnienia), które muszą zawierać dane wymagane przepisami.
Freelancerzy działający bez firmy mogą wystawiać tzw. fakturę bez działalności, ale tylko w określonych przypadkach – gdy działalność ma charakter okazjonalny i nie przekracza wspomnianych limitów. Taki dokument opiera się na danych osobowych wystawcy i musi zawierać informacje o wykonanej usłudze, kwocie brutto oraz podstawie prawnej zwolnienia z VAT.
Czy freelancer musi składać PIT-11?
Obowiązek wystawienia PIT-11 ciąży na firmie, która wypłaca freelancerowi wynagrodzenie na podstawie umowy cywilnoprawnej. Dokument ten zawiera informacje o dochodach, zaliczkach na podatek dochodowy i składkach ZUS. Jest on niezbędny do prawidłowego złożenia rocznego zeznania podatkowego przez freelancera.
W przypadku współpracy B2B i wystawiania faktur przez freelancera, firma nie wystawia PIT-11 – obowiązek rozliczenia spoczywa w całości na freelancerze prowadzącym działalność gospodarczą.
Jak rozliczać koszty uzyskania przychodu?
Freelancerzy prowadzący działalność gospodarczą mogą rozliczać koszty uzyskania przychodu, co pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania. Do kosztów można zaliczyć m.in.:
- wydatki na sprzęt komputerowy, oprogramowanie i narzędzia pracy,
- koszty internetu, telefonu, energii elektrycznej,
- wydatki na szkolenia, kursy i literaturę branżową,
- opłaty za wynajem biura lub coworking,
- delegacje, bilety na transport i noclegi związane z wykonywaną działalnością.
W przypadku freelancerów bez firmy (działalność nierejestrowana) możliwość rozliczania kosztów jest ograniczona – rozlicza się tylko przychód, bez odliczeń kosztów, co oznacza wyższy podatek.
Jak uniknąć błędów przy rozliczeniach?
Wielu freelancerów popełnia błędy, które mogą skutkować konsekwencjami finansowymi lub kontrolą skarbową. Do najczęstszych należą:
- brak dokumentacji potwierdzającej wykonanie usług,
- nieprawidłowe wystawianie faktur lub rachunków,
- brak terminowego złożenia deklaracji podatkowej,
- nieodprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy,
- niezgłoszenie działalności mimo przekroczenia limitów przychodów.
Dobrym rozwiązaniem jest współpraca z biurem rachunkowym lub korzystanie z platform do automatycznego wystawiania faktur i ewidencji. Dzięki temu można uniknąć nieścisłości i mieć pewność, że dokumentacja jest prowadzona zgodnie z przepisami.
Czy freelancer może zostać skontrolowany przez urząd skarbowy?
Tak, freelancer – niezależnie od formy działania – może zostać objęty kontrolą podatkową. Urząd skarbowy ma prawo sprawdzić, czy dochody zostały poprawnie zadeklarowane i czy zostały opłacone należne podatki. Kontrola może obejmować okres do 5 lat wstecz, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Freelancer powinien zatem przechowywać wszystkie dokumenty – faktury, rachunki, umowy, potwierdzenia przelewów – przez minimum pięć lat. Przejrzysta dokumentacja oraz terminowe rozliczenia znacząco zmniejszają ryzyko problemów podczas ewentualnej kontroli.
Jak freelancerzy rozliczają się z zagranicznymi klientami?
Współpraca z zagranicznymi klientami wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Jeśli freelancer wystawia faktury dla firm z UE, powinien posiadać aktywny numer VAT UE i stosować tzw. odwrotne obciążenie (reverse charge). W przypadku kontrahentów spoza UE należy sprawdzić, czy usługa podlega VAT w Polsce i prawidłowo udokumentować transakcję.
Freelancerzy powinni również znać podstawy umów międzynarodowych dotyczących unikania podwójnego opodatkowania. Współpraca z klientami z USA może wiązać się z koniecznością złożenia formularza W-8BEN, który potwierdza, że wykonawca nie jest rezydentem podatkowym USA, co pozwala uniknąć potrąceń podatku u źródła.
Jak prowadzić księgowość jako freelancer?
Freelancerzy mogą prowadzić księgowość samodzielnie, korzystając z programów księgowych, lub zlecić jej prowadzenie biuru rachunkowemu. Koszt podstawowej obsługi księgowej zaczyna się od około 180 zł miesięcznie za 10 dokumentów, a dla VAT-owców doliczana jest dodatkowa opłata (ok. 50 zł). Koszty rosną w zależności od liczby dokumentów i stopnia skomplikowania operacji.
Prowadząc księgowość samodzielnie, należy pamiętać o comiesięcznym przygotowywaniu:
- ewidencji sprzedaży i zakupów,
- deklaracji VAT (jeśli dotyczy),
- rozliczeń miesięcznych lub kwartalnych z podatku dochodowego,
- przesyłaniu pliku JPK do urzędu skarbowego (dla VAT-owców).
Dobrą praktyką jest też comiesięczne archiwizowanie dokumentów i kontrolowanie płatności. To ułatwia zarówno bieżące rozliczenia, jak i ewentualną kontrolę.
Jakie obowiązki informacyjne ma freelancer?
Freelancer działający jako przedsiębiorca ma obowiązek informować urząd skarbowy o:
- wyborze formy opodatkowania (do 20. dnia miesiąca po uzyskaniu pierwszego przychodu),
- rejestracji lub rezygnacji z VAT (formularz VAT-R),
- zmianach adresowych lub danych działalności (aktualizacja w CEIDG),
- zatrudnieniu pracownika lub zleceniobiorcy (zgłoszenie do ZUS).
Dodatkowo, freelancer ma obowiązek składania rocznych zeznań podatkowych (PIT-36, PIT-36L, PIT-28), a także prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów zgodnie z wybraną formą księgowości.
Dokładność, systematyczność i znajomość przepisów to najważniejsze elementy wypełniania obowiązków freelancera wobec urzędu skarbowego. Ich przestrzeganie pozwala uniknąć problemów i rozwijać działalność w sposób w pełni legalny.
Co warto zapamietać?:
- Freelancerzy w Polsce mogą działać na podstawie jednoosobowej działalności gospodarczej, umów cywilnoprawnych (umowa o dzieło, umowa zlecenie) lub działalności nierejestrowanej (limit przychodu w 2026 roku wynosi 3499,50 zł brutto).
- Obowiązki podatkowe freelancera obejmują zapłatę podatku dochodowego oraz, w przypadku działalności gospodarczej, możliwość wyboru formy opodatkowania: skala podatkowa, podatek liniowy lub ryczałt ewidencjonowany.
- Freelancerzy muszą prowadzić ewidencję księgową, składać deklaracje podatkowe oraz archiwizować dokumenty przez minimum 5 lat, aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej.
- W przypadku współpracy z zagranicznymi klientami, freelancerzy muszą znać zasady dotyczące VAT oraz unikania podwójnego opodatkowania, w tym obowiązek posiadania numeru VAT UE dla klientów z UE.
- Freelancerzy mogą korzystać z biur rachunkowych lub programów księgowych do prowadzenia księgowości, a koszt podstawowej obsługi księgowej zaczyna się od około 180 zł miesięcznie.
